faire voyage d'affaires

Voyage d'affaires : avantages et conseils pour se préparer

Publié : 11 mai 2023

Un voyage d'affaires bien préparé en amont est bénéfique au collaborateur, et à son entreprise. Réserver un billet de train et un hôtel, gérer les contraintes administratives imposées par la destination ou encore préparer ses supports de travail : de nombreuses tâches doivent être effectuées avant le départ. Ainsi, une fois sur place, le collaborateur se concentre sur sa mission et le voyage se déroule sans accroc. Trois enjeux majeurs guident la préparation de ce déplacement professionnel : il faut veiller au bien-être du collaborateur, maîtriser les coûts et assurer la productivité du voyage d'affaires.

Qu'appelle-t-on un voyage d'affaires ?  

Un voyage d'affaires est un déplacement professionnel qui inclut une ou plusieurs nuits hors du domicile de l'employé. Divers motifs justifient le voyage d'affaires. Le marketing manager, par exemple, voyage pour affaires dans le cadre d'un salon, d'un séminaire d'entreprise ou d'un évènement promotionnel.

Quel est l'intérêt d'effectuer un voyage d'affaires pour l'entreprise et pour l'employé ?

Le voyage d'affaires est une mission ponctuelle effectuée en dehors du lieu de travail, en France ou à l'étranger, pour une durée supérieure à vingt-quatre heures. L'entreprise est momentanément désorganisée du fait de l'absence d'un ou plusieurs employés. Le déplacement professionnel peut en outre générer du stress et de la fatigue chez les voyageurs d'affaires. Enfin, le voyage d'affaires occasionne des frais : dépenses d'hébergement et de transport, notamment.

Malgré ces inconvénients, les voyages d'affaires présentent des intérêts majeurs à plusieurs égards :

• Saisir de nouvelles opportunités d'affaires.
• Améliorer la performance de l'entreprise.
• Favoriser l'épanouissement personnel au travail.

Saisir de nouvelles opportunités d'affaires

Dans un environnement de travail très digitalisé, de nombreuses transactions se font à distance. En B2B, par exemple, les interlocuteurs prennent contact via LinkedIn, se rencontrent sur Zoom, négocient par e-mail et signent un contrat électronique. Pourtant, les voyages d'affaires continuent d'occuper une place centrale en entreprise.

Lors d'un voyage d'affaires, les employés se déplacent pour un évènement précis. Quel qu'il soit, il permet de saisir de nouvelles opportunités d'affaires.

• Se rendre sur un salon professionnel permet de nouer des relations d'affaires en B2B. En tant qu'exposante, l'entreprise génère de nouveaux contacts clients. En tant que visiteuse, elle découvre potentiellement de futurs fournisseurs. Visiter ou exposer sur un salon grand public, de même, est l'occasion d'aller physiquement à la rencontre de sa clientèle en B2C.
• Se déplacer pour un rendez-vous client augmente les chances de signer un contrat. Pour capter un nouveau client, ou poursuivre la relation avec un client stratégique, le contact humain est très efficace. En présentiel en effet, il est souvent plus facile de convaincre. Le client en outre apprécie qu'un collaborateur fasse le déplacement, il se trouve donc dans des conditions favorables pour signer. De la même manière, rendre visite à un fournisseur est utile pour pérenniser la relation, et négocier des conditions avantageuses.
• Le voyage d'affaires organisé dans le cadre d'un congrès réunit les collaborateurs d'entreprises diverses. C'est l'occasion de nouer d'éventuels partenariats stratégiques.

En tout état de cause, les voyages d'affaires renforcent la présence de la marque à l'échelle nationale et sur le plan international. L'entreprise, représentée par ses employés, s'offre une meilleure visibilité, accroît sa légitimité et sa notoriété auprès de ses prospects, de ses clients et de ses partenaires.

Améliorer la performance de l'entreprise

En voyage d'affaires, l'employé se trouve dans un environnement de travail différent de son quotidien. Par conséquent, il élargit ses horizons : sa performance au travail s'améliore naturellement. Illustrations :

• Au-delà de l'opportunité de générer de nouveaux clients, les salons professionnels sont de précieuses sources d'inspiration. L'employé, sur place, est en mesure de voir les innovations sur son secteur, de manipuler et de tester les solutions, et de discuter en face à face avec les personnes qui en sont à l'origine. C'est un atout en R&D : l'entreprise bénéficie d'une vision élargie au moment d'améliorer son offre commerciale.
• Sur un salon grand public, l'employé peut prendre l'avis des consommateurs, pour mieux comprendre leurs problématiques. La connaissance client est ainsi accrue, et l'entreprise adapte efficacement ses stratégies marketing et commerciale.
• Le séminaire d'entreprise permet aux collaborateurs de monter en compétences. Ils échangent de manière fluide avec les intervenants, et ils mémorisent facilement les enseignements. À leur retour de voyage, ils sont d'autant plus performants.
• Le voyage d'affaires organisé pour participer à un congrès réunit des collaborateurs de diverses entreprises. C'est un bon moyen d'apprendre de la concurrence.

Favoriser l'épanouissement personnel au travail

Les voyages d'affaires, à condition d'être bien organisés, contribuent à épanouir les collaborateurs.

• Les évènements corporate justifient d'emmener plusieurs collaborateurs de l'entreprise en voyage d'affaires. Il ne s'agit pas de team building : les collaborateurs se déplacent à des fins professionnelles. Pour autant, les déplacements professionnels à plusieurs favorisent la cohésion d'équipe et renforcent le lien entre les employés.
• Quand la destination du voyage d'affaires présente un attrait, l'employé prend plaisir à s'y rendre. Le déplacement dure plus de vingt-quatre heures, ce qui implique du temps libre pendant lequel le collaborateur vaque à ses occupations personnelles, dans un endroit qu'il se plaît à découvrir. On parle à cet égard de séjour bleisure .
• Quelle que soit la destination, le voyage d'affaires contribue à rompre la monotonie au travail. Cela peut constituer un levier de motivation au travail.
• Dans certaines circonstances, le collaborateur envoyé en voyage d'affaires a la responsabilité de représenter son entreprise. C'est le cas par exemple dans le cadre d'un rendez-vous client stratégique, sur un salon ou pour un congrès. Le collaborateur peut ressentir de la fierté à se voir accorder la confiance de son entreprise. Socialement, cela permet de mettre en avant ses compétences professionnelles.

Le temps passé en voyage d'affaires doit toutefois être optimisé. C'est en effet un temps pendant lequel l'employé est éloigné de son domicile, et de sa cellule familiale. C'est un temps, en outre, où des dépenses inhabituelles sont prises en charge par l'entreprise. Il est donc primordial, en amont, d'organiser efficacement le voyage d'affaires.

Rapport sur les tendances des ventes 2023

Hubspot et aircall ont interrogé plus de 1000 professionnels de la vente dans le monde pour découvrir quels canaux et stratégies de vente fonctionnent., comment organiser son voyage d'affaires efficacement .

• Gérer les aspects administratifs
• Anticiper la logistique sur place
• Planifier son emploi du temps
• Organiser son absence au bureau
• Évaluer l'opportunité d'une agence de voyages d'affaires

1 - Gérer les aspects administratifs

Du départ jusqu'au retour du collaborateur, aucun obstacle d'ordre administratif ne doit complexifier le voyage d'affaires. Le collaborateur se concentre ainsi sur sa mission professionnelle, sans avoir à gérer de difficultés : il est d'autant plus productif, et les sources de stress diminuent.

À l'occasion d'un déplacement à l'étranger, plusieurs points doivent être vérifiés avant le départ, selon la destination :

• Le collaborateur s'informe sur les documents administratifs à réunir pour entrer sur le territoire : carte d'identité, passeport ou visa de court séjour professionnel. Le collaborateur vérifie que le document d'identité requis est valide et à jour.
• Si le collaborateur prévoit de louer une voiture pendant son voyage d'affaires, il se renseigne sur les conditions de validité de son permis de conduire. Dans certains pays, il faut avoir un permis de conduire international. Les délais d'instruction des demandes peuvent atteindre six mois : il est recommandé de s'y prendre bien à l'avance.
• Le collaborateur s'assure que les moyens de paiement personnels et professionnels qu'il a à sa disposition fonctionnent à l'étranger. Il prévient éventuellement sa banque de son départ en voyage d'affaires.
• Pour éviter tout risque sanitaire, et être sûr de pouvoir entrer sur le territoire, il faut avoir les vaccins nécessaires à jour.

2 - Anticiper la logistique sur place

Tous les aspects liés à la logistique doivent être anticipés.

• Il faut a minima acheter le titre de transport pour le trajet aller-retour, en train ou en avion. À cet égard, le collaborateur respecte la politique RSE de son entreprise.
• Pour optimiser son temps, et réduire sa fatigue lors du voyage d'affaires, le collaborateur peut également anticiper ses déplacements sur place. Il s'agit d'acheter en avance ses titres de transport, ou de réserver sa voiture de location. Le collaborateur en outre planifie les itinéraires stratégiques, évalue ses temps de trajet et identifie les horaires opportuns eu égard au trafic.
• Réserver les nuits d'hôtel, ou tout autre type d'hébergement, facilite l'organisation sur place et permet de gagner du temps.
• Les repas peuvent également être organisés avant le départ. Cela s'avère d'autant plus judicieux si le collaborateur prévoit des déjeuners d'affaires. Il s'agit d'identifier les restaurants, et éventuellement de les réserver.

Cette étape de l'organisation du voyage d'affaires permet de budgétiser ses frais de déplacement professionnel. C'est un enjeu majeur, car le collaborateur doit maîtriser ses coûts : pour être sûr d'être remboursé de ses dépenses professionnelles, il doit respecter la politique de remboursement des frais applicable dans son entreprise. Les dépenses qui dépassent les montants plafonds, et les dépenses engagées à des fins autres que l'exercice de sa mission, restent à sa charge.

3 - Planifier son emploi du temps

L'entreprise qui finance un voyage d'affaires, légitimement, attend du collaborateur qu'il soit productif. Pour bien préparer son déplacement professionnel, le collaborateur :

• Organise ses journées de travail en amont, minutieusement, de manière à remplir tous ses objectifs professionnels. Il s'agit principalement de prendre contact avec les différents interlocuteurs à rencontrer, pour fixer des horaires de rendez-vous.
• Prévoit tous supports de travail nécessaires à l'exécution de sa mission. Cartes de visite, plaquettes commerciales et tous autres documents de travail doivent être accessibles facilement, aux formats papier et numérique. Les supports marketing, en outre, doivent être préalablement traduits.
• Au moment du départ en voyage d'affaires, le collaborateur veille à ne rien oublier. Il pense notamment à prendre des adaptateurs pour charger son téléphone et son ordinateur, ainsi que des vêtements de travail adaptés à l'occasion et à la météo.

Lorsque la durée du voyage d'affaires le permet, le collaborateur planifie également son temps libre. Il veille, dans ce cadre, à se réserver des temps de repos pendant lesquels il fait valoir son droit à la déconnexion.

4 - Organiser son absence au bureau

Les outils de communication à distance permettent au collaborateur de maintenir le lien avec son équipe pendant le voyage d'affaires. Deux contraintes néanmoins risquent de désorganiser le travail pendant son absence :

• Le temps passé en déplacement professionnel doit être optimisé. Le rythme de travail du collaborateur est donc intense, et il trouve moins de temps pour communiquer avec son équipe.
• Selon la destination du voyage d'affaires, le décalage horaire peut rendre la communication impossible.

Il faut donc mettre en place de bonnes pratiques pour limiter l'impact de son absence :

• Déléguer les tâches avant son départ. Quand le collaborateur absent est injoignable, son équipe sait ainsi ce qu'elle a à faire et comment répartir les rôles.
• Prévoir des réunions téléphoniques ou des points par e-mail à échéances régulières.
• Penser à paramétrer un e-mail automatique d'absence du bureau, et rediriger éventuellement les correspondants vers un collaborateur.

5 - Évaluer l'opportunité d'une agence de voyages d'affaires

L'organisation d'un voyage d'affaires peut tout à fait être gérée en interne, par le collaborateur concerné ou par un service dédié dans l'entreprise. Dans certains contextes, il peut être judicieux toutefois d'avoir recours à un prestataire spécialisé dans la gestion de voyage d'affaires .

Les agences de voyages d'affaires sont des professionnels qui organisent les aspects administratifs et logistiques du déplacement. Elles permettent aux entreprises d'optimiser leur budget, et de veiller au bien-être de leurs voyageurs d'affaires. Faire appel à une agence est notamment utile lorsque des voyages d'affaires sont organisés dans l'urgence, ou à une fréquence soutenue.

Comment assurer la sécurité des employés en voyage d'affaires ?

La sécurité et la santé des employés au travail relèvent de la responsabilité de l'employeur. Lors d'un voyage professionnel, cette responsabilité perdure. Pour limiter les risques d'accident, il faut respecter de bonnes pratiques, et notamment :

• Ne pas exposer ses employés à des risques pour leur santé et leur sécurité. À cet effet, il est primordial de se renseigner sur le contexte sanitaire et géopolitique dans le pays de destination.
• Limiter les facteurs de stress et de fatigue. L'employeur s'assure que le déplacement est parfaitement organisé, et veille à ne pas surcharger le planning du collaborateur en voyage d'affaires. Il respecte en outre ses obligations légales en matière de temps de repos et de droit à la déconnexion.

Comment rendre son voyage d'affaires productif ?

Fixer des objectifs précis.

Chaque voyage d'affaires est justifié par un motif professionnel spécifique. Sur cette base, le collaborateur se fixe des objectifs précis. Ces objectifs le guident pendant toute la durée de son déplacement, et augmentent en conséquence sa productivité. Exemples :

• Dans le cadre d'un rendez-vous avec un client à l'étranger, le collaborateur se fixe pour objectif de renouveler le contrat pour une certaine durée, ou de vendre un produit ou un service additionnel. Il profite en outre du déplacement pour rencontrer un nombre défini de prospects avec lesquels entrer en affaires.
• Sur un salon professionnel, le collaborateur se fixe un nombre de contacts B2B à générer.
• En voyage pour un séminaire d'entreprise, le collaborateur établit en amont une liste concrète des enseignements à acquérir ou à approfondir.

Les objectifs ainsi fixés aident à bien préparer le voyage d'affaires, pour être pleinement productif sur place.

Respecter des temps de repos

Effectuer de longs trajets, être éloigné de son domicile, subir un décalage horaire ou encore s'adapter au lieu de la destination : ces contraintes engendrent de la fatigue et du stress, qui nuisent à la productivité. Pour travailler dans des conditions optimales, le collaborateur s'impose des temps de repos.

S'adonner à des loisirs personnels sur place est également une bonne manière de déconnecter. Une séance de sport ou une visite touristique le temps d'une pause, par exemple, fractionne efficacement le temps de travail en voyage d'affaires.

En tout état de cause, le collaborateur respecte l'emploi du temps fixé en amont, conformément à ses objectifs et à ses priorités.

Rendre compte à son entreprise

Pour justifier de la bonne exécution de sa mission, le collaborateur communique régulièrement avec son équipe. S'astreindre à maintenir la communication pendant le voyage d'affaires aide le collaborateur à rester productif. Il sait en effet qu'à échéances régulières, il rend compte à son entreprise. Cela implique chaque fois de présenter des avancées concrètes, c'est un levier efficace de motivation au travail.

Rendre compte à l'entreprise permet en outre de notifier d'éventuelles difficultés ou des contretemps. Le cas échéant, le collaborateur a le soutien de son manager. Ils trouvent ensemble, rapidement, des solutions au problème : le collaborateur réagit immédiatement pour rester productif.

Mesurer la productivité au retour de voyage d'affaires

À son retour de voyage d'affaires, le collaborateur mesure sa productivité.

• Il s'agit en premier lieu de consigner sur un support durable les résultats obtenus : faire le bilan des enseignements acquis ou enregistrer au propre les nouveaux contacts, par exemple.
• En second lieu, le collaborateur tire les conséquences de ses résultats : il met en œuvre une nouvelle méthode de travail, ou il reprend contact avec un prospect, par exemple.
• C'est ainsi qu'il peut évaluer sa productivité pendant le voyage d'affaires. Dans les exemples : il mesure le gain de temps offert par la nouvelle méthode de travail, ou il calcule son taux de conversion sur les contacts générés.

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ACS - Conseils pour voyageurs et expatriés

Conseils pour voyageurs et expatriés

Comment bien préparer un voyage d’affaires ?

Les formalités administratives

Il est conseillé avant toute chose d’établir une check-list de tout ce que vous devez faire avant la date du départ. Dès que vous sont confirmées les dates de votre séjour, vous allez pouvoir vous occuper de la partie administrative du voyage.

La toute première chose à vérifier est bien sûr votre passeport   ! Vous devez tout d’abord vous assurer qu’il est bien en cours de validité, car en établir un nouveau vous demandera un certain temps. Certaines destinations demandent à ce que le passeport soit même valide 6 mois après le retour, prenez donc ce point en compte dans votre recherche d’informations.

Une fois votre passeport prêt, il est possible que vous ayez besoin d’un visa pour voyager. Selon votre destination, la durée de votre séjour et le type de voyage (missions professionnelles) certaines destinations exigent un visa. Gratuit ou payant, délivrance immédiate à l’arrivée ou à faire en amont à l’ambassade, chaque pays suit ses propres règles. À vous de vous renseigner au moins 2 mois avant le départ, afin de parer à toute éventualité.

Si vous êtes français, le site du Ministère des Affaires étrangères vous fournira une foule d’informations sur le passeport, le visa, les vaccins et autres conseils qui peuvent s’avérer très utiles à votre voyage. Profitez de votre passage sur ce site pour vous inscrire au portail Ariane , qui répertorie les Français à l’étranger. Une mesure de sécurité que ne vous prendra que quelques minutes et vous permet de partir l’esprit tranquille.

Une fois vos papiers en règle, vous pouvez vous préoccuper d’un autre point tout aussi important : votre santé en voyage d’affaires. Il est possible que vous ayez besoin d’un ou plusieurs vaccins afin de voyager en toute quiétude. De plus, certains vaccins demandent un premier rappel et doivent donc être prévus à l’avance. 

Pensez également à préparer une trousse de pharmacie de voyage complète et efficace et qui pourra soigner vos petits bobos pendant le séjour. Si vous voyagez dans un pays éloigné, vous serez certainement sujet à un décalage horaire, ce qui peut affecter votre productivité. Découvrez nos conseils pour gérer le décalage horaire , même pendant un court séjour.

Si malgré toute cette préparation, vous rencontrez tout de même un quelconque problème à l’étranger, votre assurance mission professionnelle gérera vos aléas de voyage. En effet, souscrire une assurance mission professionnelle vous permettra de partir serein et vous concentrer sur votre voyage d’affaires. Différentes assurances existent, selon vos besoins. La couverture de base prendra en charge vos frais de santé et de rapatriement en cas de maladie ou d’accident. Si vous souhaitez un contrat plus performant, la couverture complète inclut en plus des garanties précédentes des garanties annulation, retard d’avion, rachat de franchise d’un véhicule de location…. Découvrez l’ assurance pour voyage d’affaires d’ACS à partir de 1.20€ par jour !

Les réservations

Si c’est à vous d’organiser les réservations de votre voyage d’affaires, plusieurs points sont à prendre en compte. Si votre mission professionnelle se déroule dans différentes villes ou même différents pays, il peut être intéressant de réserver un billet d’avion multidestination, ou de se renseigner sur les transports disponibles, comme le train ou la location de voiture.

Si vous devez changer de ville/pays durant votre séjour, préférez un hôtel situé à proximité de la gare ou de l’aéroport. Mais si vos rendez-vous se concentrent sur le centre-ville, prenez-y une chambre en demandant à ce que celle-ci soit calme, pour que vous puissiez vous y reposer à toute heure de la journée et limiter la fatigue qui résultera de ce voyage d’affaires .

Penser à garder sur votre smartphone ou à imprimer toutes les réservations effectuées , afin de les avoir sous la main lors de votre séjour.

Dans la valise

Avant même de remplir vos bagages, posez-vous la question du type de valise à emporter  ! Pour gagner du temps à l’aéroport et éviter les risques de perte , vous pouvez n’emporter avec vous qu’une valise cabine. Voyager léger vous permettra d’être beaucoup plus mobile si vous devez changer plusieurs fois d’hébergement. Attention cependant, un tel bagage nécessite une préparation minutieuse de vos affaires, afin qu’aucun contenu ne soit confisqué lors du passage de sécurité à l’aéroport : objets coupants ou tranchants, contenants liquides trop grands, etc.

En plus de votre valise, votre bagage à main doit contenir tous les documents importants pour mener à bien votre mission professionnelle, ainsi que vos objets de valeur comme votre ordinateur ou tablette.

Une fois votre bagage choisi, jeter un petit coup d’œil à la météo de la  ville dans laquelle vous vous rendez afin d’emporter des vêtements en conséquence. Si votre planning est déjà prêt, accordez vos tenus selon les événements auxquels vous participerez : réunions, gala, salon…

Pensez également à vous renseigner sur la culture professionnelle du pays , certains vêtements ou certaines couleurs pourraient offenser vos partenaires commerciaux sans que vous ne le sachiez ! En vous renseignant en amont, vous éviterez les impairs, et vous pourrez même impressionner votre contact en intégrant quelques coutumes locales. Un bon point pour démarrer les négociations

Quelques indispensables pour une mission professionnelle réussie

Il est chaudement recommandé d’emporter des photocopies de vos papiers d’identité, cartes de crédit, visas, etc., que vous conserverez en lieu sûr, ou mieux encore, de les scanner en gardant la sauvegarde sur le disque dur de votre ordinateur portable ou sur une plateforme cloud. Si vous emportez un ordinateur, il vaut mieux qu’il ne contienne aucune information personnelle (usage strictement professionnel). Ainsi en cas de vol, la perte de vos données sera limitée.

Pensez à enregistrer vos documents professionnels sur différents supports de mémoire, comme votre ordinateur, un disque dur externe et quelques clés USB. Mieux vaut être prudent pour parer à toute éventualité : panne de batterie, souci lors de l’ouverture du fichier ou autre problème technique. Multipliez vos chances de réussite en sauvegardant vos données sur différents supports ! Toujours au rayon multimédia, ne vous séparez jamais de vos chargeurs et d’un adaptateur de courant, vos deux indispensables pour être opérationnel à tout moment.  

Afin de vous présenter convenablement à vos homologues étrangers, gardez toujours sur vous des cartes de visite. Le rituel d’échange des cartes de visite revêt un caractère particulièrement important dans certaines régions du monde, comme l’Asie. Vous pouvez même créer des cartes de visite spécialement pour l’occasion, dans la langue locale. Vous pourrez aussi faire de l’effet à vos clients en leur apportant des « goodies » à l’effigie de votre société, ou des brochures ou autres supports de communication qu’ils pourront garder et étudier une fois votre rencontre terminée.

Vous êtes maintenant prêt à partir en mission professionnelle ! Bonnes affaires et bon voyage !

Commentaires

01/10/2021 à 23 h 49 min

J ai de rêve chaque fois pour avoir gagner le jeux de loterrie de Green card pour aller visiter aux usa

Leïla Ihellaine dit

19/10/2021 à 14 h 50 min

On souhaite que votre rêve devienne réalité !

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Voyages d'affaires : 10 choses à ne pas oublier au moment de faire sa valise

Même à l’ère digitale, il reste encore un certain nombre d’objets physiques dont on ne peut se séparer – surtout en déplacements professionnels. Oubliez votre passeport et vous manquerez votre vol, oubliez votre téléphone ou votre ordinateur portable et vous pourrez difficilement communiquer avec vos clients et collègues, oubliez des documents importants et vous pourriez risquer votre relation client. Toutes ces erreurs étant faciles à commettre, il est facile de voir ce qu’elles pourraient coûter à votre entreprise et le stress qu’elles pourraient vous causer.

Cette liste pratique vise à préparer votre valise de façon efficace afin de vous donner du temps pour vous consacrer à la préparation de votre réunion ou conférence.

Voici 10 essentiels à inclure dans votre check-list de voyage d’affaires.

1. Titres de transport

L’objet indispensable numéro un sur votre liste n’est autre que votre passeport, sans lequel vous ne pourrez pas mettre un pied dans l’avion. Pensez à conserver tous vos titres de transport – y compris vos réservations de vols, confirmations d’hôtels et détails de location de voiture (si imprimés) – au même endroit. Ainsi, vous pourrez y accéder rapidement et éviter le moment de panique dans lequel on ne trouve pas sa carte d’embarquement, par exemple.

2. Ordinateur portable ou tablette

Prendre son ordinateur portable ou tablette avec soi est une excellente façon de rester productif tout en voyageant. Que vous relisiez une présentation ou que vous tapiez vos notes de réunion, cela donnera une valeur réelle au temps de travail que vous aurez passé en déplacement. Quel que soit votre appareil de prédilection, n’oubliez pas d’emporter le chargeur correspondant. Un adaptateur est également indispensable si vous voyagez à l’étranger, alors essayez de vous en procurer un avant le jour J – cela vous fera économiser du temps, ainsi que le coût d’un adaptateur à l’aéroport.

3. Smartphone

Le smartphone est une composante indispensable de la vie professionnelle moderne. Sans le vôtre, il serait difficile de communiquer avec vos collègues ou vos clients, et à vous organiser. Téléchargez l’application de voyages d’affaires  myCWT , synchronisez votre téléphone avec votre calendrier professionnel et ainsi recevoir tous les rappels essentiels pour bien suivre votre emploi du temps et itinéraires de déplacements.

4. Accès Wi-Fi

Pensez à vos besoins en accès internet sans fil si vous devez travailler à distance, trouver votre chemin ou appeler votre famille. À l’hôtel, l’accès au Wi-Fi n’est pas toujours gratuit et,  dans certains établissements, peut se révéler coûteux. Les principaux opérateurs vendent des cartes internet utilisables sur tous ses appareils, tandis que le Wi-Fi de l’hôtel n’est souvent disponible que depuis un seul appareil. En vous inscrivant à CWT Hotel Intel , vous avez accès à un répertoire des hôtels du monde entier et aux avis des voyageurs d’affaires à leur sujet. Cela vous permet de voir quels hôtels sont les mieux classés en termes d’options Wi-Fi et de bien choisir votre hébergement avant de réserver votre séjour.  

5. Vêtements et accessoires

Emportez la bonne garde-robe. S’équiper de la veste, de la paire de chaussures ou des accessoires adéquats peut faire toute la différence lors d’un voyage professionnel intensif, y compris lors des apéritifs ou restaurants de dernière minute, connus pour leurs effets positifs sur le développement du réseau professionnel. Pour cela, vous avez autant besoin de tenues professionnelles formelles que décontractées, sans oublier sous-vêtements, chaussettes et pyjama. Consultez la météo de votre destination avant le départ – s’il y a du vent et de la pluie, prévoyez un imperméable ou un parapluie. De même, n’oubliez pas que les produits d’hygiène comme le shampoing, l’après-shampoing ou le dentifrice ne sont pas toujours fournis par l’hôtel, pensez alors à emmener les vôtres.

6. Portefeuille ou portemonnaie

Penser à prendre son portefeuille ou porte-monnaie fait partie du kit indispensable des voyageurs d’affaires. Sans cela, le paiement pourrait se révéler difficile. Par ailleurs, même s’il est probable que vous régliez par carte la majorité du temps, il est toujours bon d’avoir des espèces sur soi (monnaie et billets de faible dénomination pour régler les petites dépenses). En règle générale, ne prenez avec vous que ce dont vous êtes sûr(e) d’avoir besoin (cela vaut aussi pour les cartes) et ne prenez qu’une poignée d’espèces dans la devise locale – cela limitera les dommages si votre portefeuille venait à être perdu ou volé. Enfin, assurez-vous de toujours avoir votre portefeuille ou porte-monnaie à portée de main : dans la poche de votre veste ou de votre pantalon, de manière à pouvoir vous acquitter de vos dus sans encombre.

7. Pastilles à la menthe

Dans le monde des affaires, il est d’autant plus important de faire une première impression irréprochable – on ne sait jamais sur qui on va tomber, et si cette personne est un client ou un partenaire potentiel important, la dernière chose dont on veut se soucier, c’est de la fraîcheur de son haleine. Cet essentiel d’hygiène est toutefois facilement négligé, alors n’oubliez pas d’emporter un paquet de pastilles à la menthe (le chewing-gum étant susceptible de faire mauvaise impression) pour rafraîchir votre haleine régulièrement et en particulier après les repas.

8. Polycopiés

Demandez-vous : quels sont les documents dont vous aurez besoin durant votre déplacement ? Polycopiés de présentation ou agenda de réunions, ils représentent une composante essentielle de la réussite de votre déplacement. Bien sûr, il est possible qu’une imprimante soit disponible à votre destination pour les imprimer sur place, mais pourquoi laisser ça au hasard ? Imprimer le nécessaire ne vous prendra que quelques minutes et vous vous sentirez mieux en sachant que c’est prêt lorsque vous arriverez à destination.  

9. Fournitures

Pensez également aux fournitures de bureau qui vous seront utiles pendant votre voyage. Cela peut paraître évident, mais si votre déplacement inclut un rendez-vous client, il vous faudra un bloc-notes et un stylo pour prendre note de tout plan d’action et vous assurer d’avoir l’air organisé. De quelles autres fournitures pourriez-vous avoir besoin ? Des notes repositionnables pour vous servir de rappels visuels express, des trombones pour assembler des documents et des chemises pour les protéger. Inutile de prendre tout un magasin de fournitures dans votre valise, mais quelques articles pratiques s’avèreront utiles.  

10. Business cards

Même si vous prévoyez de retrouver des visages familiers au cours de votre déplacement, n’omettez pas d’inclure quelques cartes de visite dans vos bagages. On ne peut jamais prévoir les rencontres pouvant se révéler être des atouts précieux pour son réseau professionnel, et dans ce cas-là, on veut être sûr(e) de laisser ses coordonnées . Emportez une liasse de cartes suffisamment généreuse pour ne pas en manquer, glissez-en dans la poche de votre veste, dans votre mallette ou sacoche d’ordinateur ainsi que dans votre portefeuille ou porte-monnaie. Ainsi, vous serez toujours prêt à saisir l’opportunité d’établir une nouvelle connexion. Les cartes de visite sont les bienvenues lors de conférences et font d’excellents badges.

Une fois vérifié avoir inclus tous les éléments figurant sur notre check-list du parfait voyage d’affaires, n’oubliez pas de revérifier.

Faire sa valise pour un déplacement d’une nuit  

Si vous prévoyez de passer une nuit sur place, n’emportez qu’un bagage à main. Cela vous fera économiser du temps à votre arrivée et éliminera le risque que votre bagage ne se perde. Par conséquent, n’emportez avec vous que le strict minimum : des vêtements de rechange et vos essentiels de toilette, votre téléphone, votre ordinateur portable et un bloc-notes avec un stylo. Tenez vos contacts informés de là où vous vous trouvez, en vous assurant que la personne responsable des déplacements dans votre entreprise connaît votre itinéraire de voyage. Emportez le minimum d’espèces et de cartes bancaires nécessaire dans votre portefeuille ou porte-monnaie.

Déplacements de 3, 4 ou 5 jours

La liste des indispensables est naturellement plus longue pour les déplacements d’une durée de plusieurs jours. En plus des essentiels mentionnés précédemment, vous aurez besoin d’une combinaison de tenues habillées et décontractées. Si votre voyage comprend plus d’une destination, pensez à comment vous fournir en internet sans interruption – une carte Wi-Fi ou un hotspot vous permettront de rester productif en toutes circonstances et en contact avec les bonnes personnes.

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Ceux qui le pratiquent considèrent que le voyage d'affaires est un facteur de réussite, pour eux et pour leur entreprise.

Par Géraldine Dauvergne

Bien qu'il soit source de fatigue (46 %), de surmenage (41 %) et de stress (32 %), le voyage d'affaires est aussi facteur d'épanouissement, estiment ceux qui le pratiquent. Selon une étude d'American Express-YouGov, 93 % des professionnels français assurent que le voyage d'affaires est un plaisir, et 76 % qu'il est un motif de fierté. Le voyage d'affaires apparaît clairement comme un facteur de réussite personnelle. Mais ce n'est pas tout, insistent ses inconditionnels. Selon une autre étude menée en 2017 auprès d'un millier de voyageurs du monde entier par le spécialiste de la réservation d'hébergements en ligne Booking.com, près de la moitié d'entre eux (46 %) dit surtout vouloir booster l'activité de leur entreprise. Voici pourquoi et comment cultiver le voyage d'affaires.

#1 Pour étendre son horizon professionnel

Près de 60 % des voyageurs d'affaires estiment qu'en découvrant de nouvelles cultures et destinations, ils ajoutent de la valeur à leur travail. Et cette conviction est encore plus forte chez les professionnels du voyage et du tourisme (69 %), du conseil en gestion (68 %) et chez les architectes et designers (65 %), selon Booking.com. Pour plus du tiers de ces professions, la priorité est d'aller comprendre une nouvelle culture et son impact sur l'activité.

#2 Pour rencontrer et connaître ses clients

Aucun réseau social, aucune messagerie, ne remplace la rencontre et l'échange de vive voix. Parmi les personnes sondées par Booking.com, 66 % pensent qu'aller à la rencontre des clients ou collègues est essentiel au succès de leur activité. Une conviction encore plus forte chez les professionnels du conseil en gestion (78 %), de l'industrie (71 %), ou du bâtiment et du génie civil (70 %). L'enquête d'American Express va même au-delà : 84 % des voyageurs d'affaires considèrent que les rencontres en face-à-face les aident à atteindre leurs objectifs business.

#3 Pour être plus performant en entreprise

Une légère majorité des voyageurs d'affaires, mais plus précisément 58 % des consultants en gestion et 57 % des architectes et designers, aiment profiter du dépaysement et s'octroient quelques heures de loisirs, afin d'être plus performants lors de leurs réunions, indique l'étude de Booking.com.

#4 Pour trouver de nouvelles sources d'inspiration

Observer les usages à l'étranger, s'en inspirer : voilà l'un objectif de voyage de 45 % des professionnels des secteurs de la santé et des services sociaux, 43 % de l'art et de la culture, 41 % de l'enseignement, de la communication et des médias. Dans les autres secteurs, 37 % annoncent aussi être en quête d'idées, selon Booking.com.

#5 Pour renforcer les liens avec les collaborateurs

Se rapprocher de ses collaborateurs pendant un voyage est une motivation forte pour 36 % des voyageurs, mais aussi pour la moitié des employés des associations caritatives et des ONG, qui souhaite profiter du déplacement pour passer du temps avec leurs collègues ou prestataires. Enfin, selon American Express, pour 72 % des Français, la perspective d'effectuer des voyages d'affaires est un élément décisif pour les convaincre de rejoindre une entreprise : la culture du voyage d'affaires est donc un argument décisif pour recruter.

#6 Pour apprendre et acquérir de nouvelles compétences

C‘est l'objectif principal de 41 % des voyageurs d'affaires exerçant dans l'enseignement ou dans les forces armées, mais aussi de 36 % de l'ensemble des professionnels, estime l'enquête de Booking.com.

Sur place Les architectes et designers sont les plus amateurs de boutique hôtels : ils sont 23 % à faire ce choix au lieu de 13 % en moyenne. Ils apprécient aussi les hébergements high-tech équipés de nombreux gadgets : 24 % contre 18 %. L'hôtel de luxe ne séduit que 20 % des professionnels… contraints ou forcés par le budget accordé par leur société. Les consultants en gestion sont les plus nombreux à faire ce choix (26 %), ainsi que les banquiers et professionnels du monde de la finance (24 %). A défaut de luxe, plus de la moitié (52 %) des voyageurs d'affaires exige un lit confortable et une connexion wifi rapide. Un petit-déjeuner copieux ne vient qu'à la seconde place des exigences (38 %) et un service de navette ou des transports gratuits, à la troisième (27 %). Presque la moitié des professionnels en déplacement (47 %) choisit leur hébergement en fonction de leur lieu de travail et 29 % privilégient le centre-ville.

Géraldine Dauvergne

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International business travel, management of global business travel

Voyage d’affaires international.

Pour de nombreuses entreprises en France, le commerce est une activité mondiale et une économie internationale s’accompagne du défi de faire des affaires dans d’autres pays du monde.

Les voyages internationaux ne sont pas sans risque. La pandémie de COVID-19 a eu pour effet que, d’un point de vue commercial, l’organisation des voyages et le maintien de la sécurité de votre personnel ont soulevé tout un ensemble de nouveaux défis et difficultés, à la plupart desquels toutes les entreprises n’étaient pas préparées.

Alors que les voyages d’affaires internationaux repartent à la hausse, les employés et les entreprises cherchent des moyens de continuer de voyager à l’international pour les affaires, tout en maintenant la sécurité et en s’assurant que tous les changements et toutes les situations sont gérés efficacement et facilement sans devoir supporter les coûts associés à une nouvelle réservation ou à une annulation au pied levé.

Les risques des voyages d’affaires internationaux

Les voyages d’affaires internationaux, tout comme les voyages de loisir, ne se font pas sans certains risques potentiels. Si la majorité des voyages d’affaires se déroulent sans accroc, il est toujours bon d’être préparé au pire.

Parmi les risques auxquels les voyageurs doivent prendre garde figurent le maintien de la sécurité dans des lieux mal connus, la protection des documents de voyage et la préservation de la santé, un point qui est récemment devenu vital.

D’autres risques qui touchent les voyages d’affaires internationaux concernent les changements de dernière minute apportés au programme d’une personne, tels que les annulations et les problèmes liés aux réservations. Les voyageurs d’affaires modernes ont besoin d’un ensemble d’outils et de politiques dynamiques sur lesquels ils peuvent compter pour avoir l’assurance de pouvoir s’adapter rapidement à tout défi qui se présente à eux.

La bonne nouvelle, c’est qu’une entreprise peut jouer sur de nombreux tableaux pour se protéger des problèmes liés aux voyages internationaux et aider à maintenir la santé et la sécurité de ses employés lorsqu’ils voyagent pour le compte de leur organisation.

L’une des améliorations essentielles qu’une entreprise peut apporter à son programme voyages d’affaires pour atténuer la plupart de ces problèmes potentiels consiste à utiliser une politique voyages efficace .

Comment les voyageurs d’affaires internationaux peuvent se protéger ?

Lors d’un voyage à l’étranger, il est toujours bon de disposer d’une police d’assurance voyage pour couvrir les problèmes éventuels. En tant que voyageur d’affaires, votre police d’assurance voyage personnelle peut vous couvrir pour vos déplacements professionnels. Mais mieux vaut vérifier à deux fois votre police auprès de votre prestataire avant votre départ pour éviter toute erreur coûteuse. L’entreprise pour laquelle vous travaillez peut aussi vous couvrir dans le cadre d’un programme d’assurance de voyages d’affaires. Mais il est encore une fois dans votre intérêt de vérifier auprès de votre employeur ce qui est couvert ou non. Par exemple, il n’est jamais conseillé de voyager sans une police d’assurance santé en cas de maladie ou d’accident.

Il est également utile de vous renseigner sur l’emplacement des ambassades françaises les plus proches. Ainsi, si le pire vient à arriver et que vous perdez des documents importants tel que votre passeport, vous saurez où vous rendre pour résoudre le problème.

Bien que les employés puissent adopter une approche pragmatique à l’égard de la sécurité pendant leurs voyages, les employeurs doivent assurer la gestion du risque de leur personnel. En tant qu’entreprise, cela implique de rechercher des moyens d’assurer la sécurité de vos employés quand ils voyagent pour le compte de votre organisation. Finalement, la meilleure façon d’y parvenir est de mettre en œuvre un programme de gestion des risques des voyageurs complet et de créer des politiques voyages pour assurer leur respect et la sécurité des voyageurs.

L'impact de la pandémie de COVID-19 sur les voyages d’affaires internationaux

Ces dernières années, la pandémie de COVID-19 a entraîné d’énormes problèmes pour les voyages internationaux. Ne fût-ce que sur le sol européen, les grands voyageurs français qui se déplacent dans les pays voisins pour se rendre chez les clients et dans les entreprises ont pu remarquer que, d’un pays à l’autre, les voyages présentaient leurs propres restrictions et défis uniques.

Pour ce qui est des voyageurs d'affaires qui cherchent à se rendre à divers endroits à l'étranger, des restrictions de voyage ont été instaurées pour empêcher les voyages non nécessaires. Alors que la campagne de vaccination contre le coronavirus continue, certaines de ces restrictions de voyage ont été levées et les projets de voyages reprennent.

Quand il s’agit de voyages d’affaires internationaux, il est toujours bon de vérifier le statut du pays dans lequel vous vous rendez afin de vous assurer que vous pouvez voyager dans le respect de toute restriction mise en place. L’outil Egencia ® Travel Advisor permet d’identifier rapidement et facilement les problèmes dans divers lieux à travers le monde. De plus, vous pouvez consulter les avis de voyage pour vos déplacements durant la pandémie de COVID-19, y compris les réglementations associées aux destinations et les directives de santé et de sécurité.

Les avantages des voyages d’affaires internationaux

Bien que le volume des voyages d’affaires ait diminué au cours des dernières années et dans l’optique de limiter les émissions de carbone, de nombreuses entreprises cherchent des moyens de réduire les voyages d’affaires coûteux (et produisant des émissions) quand cela est possible. Toutefois, même si certaines réunions professionnelles peuvent se tenir par vidéoconférence, il peut être difficile, voire impossible, de mener certaines opérations commerciales de manière virtuelle. Souvent, vous devez être sur place !

Il existe un certain nombre d’avantages à organiser des réunions en personne avec des collègues et des clients, notamment :

Être en mesure de lire le langage corporel. Il peut être difficile de relever des indices non verbaux durant une discussion virtuelle. Les êtres humains ont la capacité de saisir des micro-expressions subtiles chez leur interlocuteur et de s’adapter en conséquence. Ceci peut contribuer à votre compétitivité et à conclure des contrats qui auraient été perdus si ces micro-expressions n’avaient pas été relevées, ce qui est compliqué à faire virtuellement !

Établir des relations. De nombreux clients préfèrent les réunions physiques car les affaires se limitent rarement à ce que vous pouvez offrir en tant qu’organisation, mais s’étendent aussi aux relations et à la découverte de personnes et de philosophies d’entreprise qui entrent en synergie. Il est bien plus facile d’y parvenir en personne, quand des conversations et des interactions plus naturelles ont lieu entre les personnes et les équipes.

Améliorer la concentration. Au cours d’une réunion physique, les personnes auxquelles vous parlez ont tendance à vous prêter leur pleine attention. Lors d’une vidéoconférence, il se peut que vous remarquiez que les participants ne sont pas aussi attentifs. Ils peuvent être en train de consulter des réseaux sociaux, répondre à leurs e-mails et ne pas être pleinement à l’écoute. Dans une réunion physique, la probabilité que cela arrive est fortement réduite.

Gérer plus facilement les différents fuseaux horaires. Les activités commerciales internationales peuvent s’étendre à beaucoup de fuseaux horaires différents. Quand vous tentez d’organiser une réunion téléphonique ou une vidéoconférence, il se peut que cela oblige quelqu’un, quelque part, à accepter une invitation en dehors des heures de travail, à un moment potentiellement très mal choisi. Pour les organisations mondiales, cela peut signifier que quelqu’un doive participer à un appel ou à une réunion très tôt le matin ou très tard le soir. La productivité et l’efficacité peuvent être réduites si les personnes sont fatiguées. Ces dernières peuvent par ailleurs avoir hâte de terminer la réunion, qui risque ainsi d’être quelque peu expédiée.

Dans le cas d’une réunion physique, les fuseaux horaires n’ont pas d’importance car tout le monde sera sur le même créneau. Bien sûr, un vol international peut s’accompagner du décalage horaire tant redouté, mais ce problème peut être compensé par le choix d’un horaire de vol approprié et par suffisamment de repos.

Pour le voyageur d’affaires individuel, il y a aussi des avantages à voyager à l’international. Par exemple, cela donne l’occasion d’explorer de nouvelles cultures et de nouveaux lieux, ce qui peut rendre le travail plus intéressant et plus stimulant.

Les voyages internationaux peuvent créer de la variété dans votre travail, en vous permettant souvent de vivre de nouvelles expériences, de découvrir des activités et de faire des rencontres. C’est le genre de choses que de nombreux employés recherchent dans un poste et cela peut les rendre plus heureux. Quand un employé est restreint aux réunions téléphoniques et aux vidéoconférences, souvent depuis son domicile ou un bureau satellite, le quotidien peut devenir ennuyeux. Les voyages internationaux sont un moyen de maintenir l’implication, la satisfaction et, plus important encore, l’efficacité de vos employés.

Grâce aux ordinateurs portables et aux appareils informatiques mobiles, les employés perdent beaucoup moins de temps durant un déplacement ou un voyage par avion. Dans de nombreux cas, ils peuvent continuer à travailler pendant un vol long-courrier.

La gestion des voyages d’affaires internationaux

Certaines entreprises laissent le soin de la réservation des voyages internationaux aux employés. Mais il ne s’agit pas toujours du meilleur emploi de leur temps, ni de la manière la plus économique de voyager.

C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises font appel à une agence de voyages d’affaires telle qu’Egencia pour simplifier et rationaliser le voyage d’affaires. Egencia aide les entreprises à gérer les risques de voyage et à assurer le bien-être des voyageurs, quel que soit l’endroit où ils se rendent. Les solutions de gestion de voyages d’Egencia contribuent aussi à soutenir votre entreprise et à planifier pour l’avenir.

Vous pouvez définir les politiques voyages pour vos employés et garder le contact avec les membres de votre équipe à l’échelle mondiale pour les tenir informés et garantir leur sécurité lors de leurs déplacements grâce à nos services et outils de gestion des risques des voyageurs .

L’avenir des voyages d’affaires internationaux

En termes de voyages d’affaires internationaux, l’avenir réserve des défis intéressants pour les Travel Managers. La pandémie de coronavirus a révélé qu’une approche dynamique était nécessaire en ce qui concerne le voyage d’affaires. Il peut être difficile de maintenir cela quand vous gérez votre propre programme voyages d’affaires. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises s’adressent à Egencia pour les aider à soutenir leur programme voyages d’affaires.

En plus d’avoir besoin de davantage de solutions de voyage d’affaires dynamiques , de nombreuses organisations cherchent des moyens de réduire leur impact carbone sur l’environnement. Des domaines comme le voyage d’affaires, en particulier à l’échelle internationale, sont sous le feu des projecteurs car des économies peuvent y être réalisées. C’est là que les solutions de politique voyages d’Egencia peuvent aider, aussi bien pour s’assurer que seuls des vols directs sont réservés que pour faire en sorte que des options de voyage respectueuses de l’environnement soient plus souvent utilisées.

Ainsi, que vous cherchiez des solutions de voyage d’affaires dynamiques, ayez besoin d’assistance pour définir les politiques voyages pour vos employés ou vouliez réduire votre empreinte carbone, nous pouvons vous aider à peaufiner vos voyages internationaux. Rendez-vous sur Egencia.com pour découvrir comment nous pouvons faciliter le bon déroulement de vos voyages d’affaires.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Contactez-nous.

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Accueil / Organiser son voyage / Voyage d’affaires : 10 conseils pour bien vous organiser

Voyage d’affaires : 10 conseils pour bien vous organiser

• mars 11, 2024
• Aucun commentaire

Bien s’organiser pour un voyage d’affaires est essentiel. Il est nécessaire de prendre le temps de planifier et de préparer votre voyage pour vous assurer que tout se déroule parfaitement. Lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires, il est primordial de considérer certains points tels que le but du séjour, le nombre de participants, les réunions et les évènements à organiser, le budget, le matériel professionnel et les vêtements à apporter… En étant préparé, vous éviterez des situations stressantes qui pourraient survenir lors de votre voyage d’affaires. Dans cet article, nous vous dévoilons les mystères d’une organisation efficace pour un voyage d’affaires réussi ! Voici 10 conseils pour vous aider à organiser votre voyage d’affaires.

1. Planifiez votre voyage d’affaires

Plus votre voyage d’affaires sera bien planifié, plus vous serez en mesure d’obtenir les meilleurs services et tarifs du marché . Cela vous laisse aussi du temps pour faire des recherches sur votre destination, mais aussi pour créer une liste d’activités ou de lieux que vous souhaiteriez visiter lors de votre séjour. Organiser soigneusement votre itinéraire, garantit à vous et à votre équipe un voyage d’affaires de qualité et optimisé. Cela réduira aussi le stress et les oublis.

Un conseil, n’essayez pas de surcharger votre séjour ! Il est préférable de vous concentrer sur quelques objectifs clés et de les atteindre plutôt que d’essayer d’en faire trop et de ne pas arriver à vos fins.

2. Réservez un hôtel confortable pour votre voyage d’affaires

Quoi de mieux que de retourner dans un hôtel confortable et parfaitement adapté aux voyages d’affaires après une journée bien complète ? Certains hôtels proposent des lits king size, une salle de fitness pour se défouler après une journée éreintante, un SPA pour se détendre ou encore un room service.

Idéalement, vous devriez choisir un hôtel proche des activités prévues lors de votre séjour. Ainsi, vous ferez des économies sur les transports tout en rendant plus accessibles le réseautage et la socialisation avec vos collègues et vos clients.

3. Gardez votre itinéraire flexible et prévoyez un plan B

Il est important de planifier votre voyage d’affaires, mais pensez à garder une marge de flexibilité. Ainsi, les retards inattendus et les changements de dernière minute vous affecteront moins.

Aussi, imaginez que votre vol soit retardé ou annulé, ou que vous tombiez malade. Prévoyez un plan B pour vous assurer de faire face à ce type de situation. Par exemple, envisagez de prendre une assurance annulation que ce soit pour votre vol ou votre hôtel. Vous pouvez également avoir quelques adresses supplémentaires d’activités ou de lieux à visiter sur place en cas d’annulation. En ayant un plan B, vous pourrez faire face à tout ce qui se présente à vous.

4. Utilisez des applications de voyage indispensables

Exploiter la puissance technologique est indispensable lors d’un séjour d’affaires ! Certaines applications de voyage vous permettent d’aller à l’essentiel pour rationaliser votre expérience de voyage : mises à jour de vols en temps réel, réservations d’hôtel, transports en commun, gestion de planning, suivi des dépenses, traducteurs…

Profitez de la puissance de la technologie et devenez encore plus efficace dans l’organisation de votre séjour professionnel !

5. Voyagez léger sans oublier les essentiels d’un voyage d’affaires

L’un des meilleurs conseils que nous puissions vous donner c’est de voyager léger . Tentez d’optimiser au mieux vos bagages pour éviter que ces dernières deviennent une contrainte. L’idéal est d’apporter des vêtements qui ne risquent pas de se froisser, plusieurs tenues professionnelles, une ou deux paires de chaussures confortables et de quoi faire un peu de tourisme. Pensez également à tenir compte de la météo et des activités prévues pour planifier vos tenues en conséquence.

Cela dit, il ne faut certainement pas oublier les essentiels. Pour garantir un voyage d’affaires confortable, il est important d’apporter des indispensables comme :

• Un oreiller cervical
• Des écouteurs antibruit
• Un masque pour les yeux
• Un ordinateur portable/tablette et ses accessoires (chargeur, adaptateur, disque dur…)
• Une batterie portable
• Vos documents professionnels (rapports, flyers, cartes de visite…)
• Vos documents de voyage : passeport, carte d’identité, billets d’avion, visa…
• Des articles de toilette au format voyage

6. Restez en sécurité et en bonne santé

Il est important de prendre toutes les dispositions pour rester en sécurité et en bonne santé lors de votre voyage d’affaires. Pour ce faire, assurez-vous de faire des recherches sur les lois et coutumes du pays ou de la ville qui vous accueille . Aussi, évitez de mettre en évidence vos objets de valeur, soyez prudents lorsque vous retirez des espèces aux distributeurs de billets et lorsque vous utilisez votre carte bancaire dans un endroit inconnu.

La santé est la priorité ! Pensez à apporter une trousse de secours avec quelques pansements, du désinfectant, vos éventuels traitements avec leur ordonnance… Si vous prévoyez de faire un long courrier, enfilez des chaussettes de contention pour éviter de voir vos pieds gonfler. Lors de votre voyage, assurez-vous de vous reposer suffisamment et de manger des repas sains. En prenant soin de vous, vous pourrez rester concentré et productif tout au long du voyage d’affaires.

7. Restez en contact avec vos clients et collègues

Si vous voyagez pour affaires, n’oubliez pas de rester en contact avec votre bureau. L’idéal pour cela est de vérifier les services proposés par votre forfait mobile pour éviter tout hors forfait. Vous pouvez aussi investir dans un forfait international pour la durée de votre séjour afin de rester connecté même lorsqu’aucun point d’accès Wifi n’est disponible.

Rester connecté vous permet de communiquer facilement avec vos clients, vos collègues et vos proches.

8. Gérez votre temps et vos dépenses

La gestion du temps est essentielle lors d’un voyage d’affaires. Assurez-vous de planifier vos journées pour être le plus efficace possible entre travail, loisir et repos.

Il est aussi important de gérer ses dépenses pour éviter de s’endetter ou de mettre en péril la situation financière de son entreprise. Cela vous évitera de dépasser votre budget et de toujours avoir de l’avance sur les imprévus.

9. Construisez-vous un réseau lors de votre voyage d’affaires

Lorsque vous organisez un voyage d’affaires, n’oubliez pas de réseauter ! Participez à des évènements, à des conférences… N’oubliez pas d’échanger vos cartes de visite  ! Le réseautage peut conduire à des contacts précieux et à des opportunités de collaboration.

10. Plongez dans la culture locale

Un dernier conseil pour organiser votre voyage d’affaires : immergez-vous dans la culture locale  ! Lorsque vous visitez une nouvelle destination, prenez le temps de gouter à sa cuisine locale, de visiter des monuments et de vous imprégner de son atmosphère authentique. Cela aura sans aucun doute un impact sur vos relations avec vos clients et vos collègues.

En quelques mots…

Les voyages d’affaires font partie intégrante du paysage professionnel moderne. Cela nécessite une certaine organisation, mais pas de panique, vous avez maintenant les clés pour que tout cela se passe à merveille.

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Guide de la gestion des voyages d’affaires pour les petites entreprises

Quelle que soit la taille d’une entreprise, les déplacements professionnels ont souvent une importance capitale . Les voyages d’affaires pour les petites entreprises s’accompagnent généralement de problématiques pour ces structures.

Organisation, coûts, gestion des notes de frais… Il est facile de s’y perdre et de ne pas savoir comment gérer les voyages d’affaires lorsque l’on est une petite organisation.

Découvrez notre guide et quelques conseils pour y voir plus clair.

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Table des matières

Un voyage d’affaires c’est quoi ?

Le voyage d’affaires désigne un déplacement professionnel réalisé par un(e) salarié(e) dans le cadre de son activité professionnelle en dehors de son domicile et de son lieu de travail habituel.

Souvent pratiqués par les équipes commerciales, les voyages d’affaires englobent par exemple les visites chez les clients ou les fournisseurs, la participation à des réunions et des séminaires ou encore la présence sur salons professionnelles.

La durée d’un voyage d’affaires doit être inférieure à 90 jours consécutifs et à moins de 180 jours sur un an. L’employeur n’a pas pour obligation d’indiquer les déplacements professionnels dans le contrat de travail .

Lors de son séjour, les frais professionnels de l’employé(e) doivent être en partie couverts par l’entreprise à plus forte raison puisque la mission est reconnue comme étant du temps de travail effectif.

Une indemnité de grand déplacement peut également être versée si les conditions sont remplies.

Comment gérer les voyages d’affaires dans une petite entreprise ?

Pour une petite structure, les voyages d’affaires peuvent être un calvaire à gérer et dans certains cas, être un gouffre financier. La gestion des dépenses et du budget est principalement la plus grande préoccupation de ces entreprises qui n’ont pas forcément les liquidités pour assumer ces frais.

Il est alors important de suivre quelques recommandations.

Mettre en place une politique de voyage

C’est probablement l’élément clé pour la gestion de voyages d’affaires quand on est une TPE ou PME. Posséder une véritable politique de voyage vous permettra de maîtriser les coûts et de maintenir la capacité de votre structure à effectuer des voyages d’affaires.

Pour être efficace, votre politique de voyage doit être claire et facile à comprendre. Elle doit suivre des lignes directrices et être connue de tous vos collaborateurs et collaboratrices susceptibles de voyager professionnellement.

L’objectif est d’imposer des limites pour ainsi mieux contrôler les tenants et aboutissants des différents voyages d’affaires organisés.

Avoir un service dédié

Si certaines entreprises laissent les salarié(e)s organiser eux-mêmes leur voyage d’affaires, il est pourtant recommandé d’avoir une personne voire un service en charge de ce type de process. 

Gérer des déplacements professionnels peut très vite devenir chronophage et il est aisé de se noyer sous la paperasse et les différentes étapes d’organisation. Confier ses tâches à une équipe RH ou simplement à un(e) employé(e) permettra de gagner du temps, de simplifier les process et surtout, d’éviter les imprévus.

Vol et hôtel à réserver, documents à fournir, transports divers, notes de frais… La gestion des voyages d’affaires requiert de la rigueur et beaucoup d’organisation.

Définir un budget

La particularité d’un déplacement professionnel est qu’il génère des coûts qui peuvent être élevés. C’est d’autant plus crucial pour les petites entreprises qui ne possèdent pas toujours les moyens adéquats.

Il est alors essentiel de définir un budget en début de chaque année et de s’y tenir. Les frais alloués aux voyages d’affaires doivent donc suivre un budget et surtout être respectés par les collaborateurs et collaboratrices en déplacement.

Et si vos finances sont fragiles, il ne faut pas hésiter à réduire ses voyages et les dépenses qui vont avec. Il existe plusieurs solutions pour éviter qu’un déplacement professionnel soit trop onéreux.

Gérer correctement les notes de frais et les factures

Il est essentiel de maintenir les frais de déplacement dans le budget préétabli, à plus forte raison quand on est une TPE ou PME. La gestion des notes de frais est ainsi vitale pour éviter d’exploser le budget et ainsi rendre compte des dépenses engagées par les salarié(e)s lors de leurs voyages d’affaires.

Limites de dépenses, mode de paiement à privilégier, processus de facturation, règles de frais spécifiques… Ces aspects devront être définis par la politique de voyage.

Le traitement des justificatifs aura d’ailleurs toute son importance ! Chaque frais devra motiver la production d’un justificatif qu’il faudra ajouter à la comptabilité. L’utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais comme celui de Factorial est idéal.

Garantir la conformité de la politique de voyage d’entreprise

Si votre politique de voyage d’entreprise (PVE) est correctement ciselée, il est alors  primordial d’en garantir sa conformité.

C’est un enjeu essentiel qui vous permet de réduire les coûts de mobilité, d’éviter les litiges à propos des remboursements des notes de frais, d’enrayer les transactions abusives ou frauduleuses ou encore de faire respecter la fiscalité.

Qui plus est, une PVE en bonne et due forme permet l’adhésion de tous et facilite grandement tous les process en matière de voyage d’affaires. Communiquer le plus possible sur votre politique de voyage et faites preuve de flexibilité. S’il est important de maîtriser vos coûts, vos salarié(e)s doivent tout de même voyager dans de bonnes conditions et sans restrictions abusives.

Tracer la comptabilité

Nous y revenons inlassablement mais le contrôle du budget est un enjeu de premier plan pour les petites entreprises lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires. En cela, tenir une comptabilité irréprochable est une obligation pour mieux suivre les dépenses et mesurer l’impact de ces déplacements sur votre trésorerie.

Les voyages d’affaires doivent être strictement intégrés à vos prévisions budgétaires et il sera important d’analyser tous les déplacements effectués pour en optimiser les prochains, tant sur le plan financier qu’organisationnel.

Toutes les données issues des voyages d’affaires vous permettent de mesurer leur retour sur investissement et de déterminer si cela vaut la peine de les réduire ou les augmenter.

Petites entreprises : comment réduire les coûts ?

Pour les entreprises, l’argent est le nerf de la guerre. C’est encore plus vrai pour les TPE et PME qui doivent souvent jongler avec un budget moindre et faire attention à leurs dépenses.

Si les voyages d’affaires peuvent coûter chers, il existe quelques astuce pour réduire les frais :

• Ajuster la politique de voyage d’entreprise : Si votre politique de voyage est trop laxiste ou trop permissive, pensez à l’ajuster afin qu’elle colle mieux à vos prévisions budgétaires. Vous pouvez par exemple réduire le nombre de voyages dans l’année, changer les modalités de réservation ou encore envoyer moins de monde en déplacement ;
• Fixer des limites de dépenses : Pour diminuer vos frais, rien de mieux que de fixer des plafonds de dépense. Ces limites vous permettront de garder la main sur votre budget et à éviter les excès ;
• Économisez sur les moyens de transport : Avion, taxi ou train, faites preuve de flexibilité et n’hésitez pas à chercher les tarifs les plus avantageux. Certaines compagnies aériennes proposent parfois des tarifs avantageux pour les entreprises. Soyez à l’affût des promotions et des offres spéciales, cela peut toujours aider à faire baisser la facture ;
• Réduisez les frais d’hôtel : Nul besoin de loger vos employé(e)s dans des hôtels 5 étoiles ! Fixez un budget et recherchez des logements avec des tarifs raisonnables. Le but n’est pas de faire dormir vos protégé(e)s dans des endroits miteux mais bien de réduire les frais ;
• Mettez en place un budget réaliste : Budgéter de façon réaliste les voyages d’affaires est probablement le secret numéro un pour éviter que les dépenses ne s’envolent. Pour éradiquer les mauvaises surprises, il faudra établir un budget qui prendra en compte tous les coûts relatifs au déplacement professionnel ;
• Anticipez : Comme pour l’organisation de tout voyage, anticiper est le meilleur moyen de réaliser des économies. Plus vous vous y prendrez en avance, plus vous parviendrez à faire baisser les coûts ;
• Réduisez les temps de voyage : Une autre astuce consiste à raccourcir les temps de voyage d’affaires. Ici, il faut simplement optimiser les déplacements et réduire la durée des séjours. Efficacité et rentabilité sont les maîtres-mots !

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Comment organiser efficacement un voyage d'affaires

Même si la crise sanitaire nous a obligés à reconsidérer, l'espace d'un instant, notre façon d'échanger et de gérer nos affaires, le voyage d'affaires reste depuis des décennies un moyen inégalé de créer une proximité que même les médias ne peuvent offrir. 

Qu'il s'agisse de négocier avec des fournisseurs ou des clients, de rencontrer des collaborateurs ou de participer à des salons professionnels dans son domaine, le phénomène FOMO (fear of missing out) rend les voyages d'affaires inévitables pour les entreprises d'aujourd'hui (découvrez quelques raisons de voyager pour affaires dans cet article ).

Les  voyages d'affaires représentent une source importante de succès et de revenus pour l'entreprise, mais ils génèrent également des coûts et nécessitent une organisation parfois fastidieuse.

Pour gérer correctement les complexités des voyages d'affaires, généralement par le biais du site Travel Manager (pour en savoir plus, consultez cet article sur le site Travel Manager), il est nécessaire de s'organiser au préalable. 

L' organisation d'un voyage d'affaires passe par différentes étapes cruciales que nous allons détailler ci-dessous.

Contextualiser/définir le cadre des voyages des employés

Avant de se lancer dans l'organisation d'un voyage d'affaires, il est conseillé de se poser plusieurs questions afin de situer son voyage par rapport à différents aspects.

Pourquoi voyageons-nous ? Ce voyage est-il indispensable ?

Se poser cette question est important d'un point de vue organisationnel, mais aussi du point de vue de la responsabilité sociale de l'entreprise. Les déplacements professionnels ont été instantanément stoppés en 2020 au moment de la crise sanitaire et des réunions alternatives ont été mises en place. Identifier les déplacements incontournables devient un levier pour éviter les déplacements inutiles et permet ainsi de réduire drastiquement les émissions carbone de son entreprise, et de contribuer positivement à sa stratégie RSE (retrouvez les meilleures entreprises pour la compensation carbone dans cet article ).

Quel est le but de ce voyage ? Quel est l'objectif de ce voyage ? 

Salons, réunions, rendez-vous, quelle que soit la raison de votre déplacement, l'important est de mettre des mots sur les raisons et le cadre dans lequel se déroule ce voyage d'affaires. C'est généralement l'entreprise qui fixe le cadre d'un voyage en plaçant ses attentes sur celui-ci. Demander un maximum d'informations à son entreprise est essentiel pour bien préparer son voyage. 

Quelle est la destination ?

Qu'il s'agisse d'un pays chaud ou froid, européen ou international, il faut apprendre à connaître la destination pour faire des recherches. S'intéresser aux coutumes, aux traditions, au décalage horaire, aux moyens de transport ou à la monnaie locale doit être une priorité dans l'organisation. Pour se préparer avant de réserver quoi que ce soit, il est important d'obtenir les informations classiques sur le pays de destination pour éviter de faire des erreurs d'organisation. 

Combien de temps dois-je consacrer à ce voyage ?

Pour voyager dans le sud de la France et aux États-Unis, il ne faut pas partir pendant la même durée. Economiser plus d'argent en réduisant le temps de voyage sera généralement récompensé par l'entreprise. Réfléchir au temps de déplacement, regrouper les rendez-vous en un seul jour ou partir la veille, tout cela contribue activement à économiser du temps et de l'argent pour vous et votre entreprise.

Quel est le budget potentiel ?

Connaître l'heure, la destination et l'importance du voyage vous permettra généralement de calculer rapidement le budget que vous devrez allouer à ce voyage d'affaires. Proposer une estimation de prix à votre entreprise est un signe de confiance. En vous assurant d'être bien informé sur les modalités des notes de frais, et en vous armant éventuellement d'un outil de centralisation (en savoir plus dans cet article ), la gestion du budget ne devrait pas être un problème.

Faites un plan 

Partir l'esprit tranquille nécessite une organisation quasi militaire de votre voyage d'affaires . Éviter les imprévus et établir un planning en créant une feuille de route vous permettra d'assurer la qualité de chaque voyage. 

Définir ses objectifs 

Pour créer un planning, il est essentiel de définir les objectifs du voyage. Savoir ce que l'entreprise attend de nous permet de prioriser certains rendez-vous et de prendre plus de temps pour eux. 

Anticipez votre absence du bureau 

Un voyage d'affaires signifie une absence du bureau. Surtout dans le cas d'un voyage de dernière minute, il est conseillé d' anticiper au maximum votre absence en informant vos collègues et en reprogrammant les rendez-vous déjà prévus pendant les jours du voyage. Il est fortement recommandé de réorganiser votre emploi du temps au préalable en programmant vos réunions internes habituelles par vidéoconférence. 

Optimisez votre agenda en confirmant vos rendez-vous

Parler d'un rendez-vous potentiel autour d'une date est une chose, mais planifier ses rendez-vous de manière formelle et organisée est essentiel au bon déroulement d'un voyage d'affaires. Il est conseillé de contacter vos rendez-vous et de les recontacter juste avant le départ pour une énième confirmation. En fonction de son emploi du temps, et de manière opportuniste, vous pouvez également contacter des clients ou des fournisseurs potentiels situés dans le même secteur afin de convenir d'un créneau horaire et de tirer le meilleur parti de son séjour . 

Anticiper la logistique à destination pour gagner en sérénité. 

Le temps est une denrée rare lors de nos voyages. En listant les différents rendez-vous et en prenant en compte les différents déplacements à effectuer dans la journée, il y a peu de chance d'être débordé. L'idéal est d'avoir le choix du lieu de chaque rencontre et d'établir ces points de rendez-vous pour ne pas avoir à traverser la ville plusieurs fois. Calculer son temps reste une arme imparable dans l'organisation d'un voyage d'affaires. 

Choisir son moyen de transport

Bien que cette étape puisse être considérée comme relativement facile, les politiques de voyage responsable nous poussent aujourd'hui à bien réfléchir aux moyens de transport que nous comptons utiliser pour notre voyage (découvrez les étapes pour atteindre la neutralité carbone dans nos voyages d'affaires dans cet article ).

Rarement dans les premiers choix, la voiture apparaît comme le moyen de transport à privilégier si vous effectuez un voyage relativement court en France. Que vous utilisiez une voiture de fonction ou votre voiture (auquel cas il faut comptabiliser les kilomètres parcourus), ce choix vous permettra de gagner en efficacité et potentiellement en consommation de CO2 si vous choisissez de voyager en covoiturage. 

Voyager en train permet de gagner un temps précieux, notamment pour un voyage en France ou dans les pays voisins bien desservis par ce mode de transport. L'étude des prix et des horaires vous permettra de faire une première sélection, mais vous devez également prendre en compte les possibilités de flexibilité, d'annulation ou de modification en cas d'imprévu. Être flexible dans sa démarche (en partant finalement un jour plus tôt, etc.) permet de faire des économies considérables sur un voyage. En outre, il est important de prêter attention au trajet entre votre domicile et la gare de départ (surtout dans les grandes villes qui comptent plusieurs gares) et entre la gare d'arrivée et le point de rencontre.

Bien que les voyages en avion soient moins courants au niveau national, c'est le moyen le plus rapide de se rendre à un rendez-vous dans une autre ville. Le temps nécessaire aux contrôles de sécurité suite à la pandémie peut néanmoins contrebalancer cette rapidité. Veillez également à faire attention aux politiques de voyage de votre entreprise, qui vous imposent généralement d'utiliser le train ou la voiture pour vos déplacements. 

Transport dans le pays

Que ce soit le bus, le taxi ou le métro, chaque pays a ses spécificités en matière de transports publics . Il est donc essentiel de se renseigner sur les possibilités de transport local pour les transferts depuis l'aéroport (attention à la durée du trajet, les aéroports étant rarement situés à proximité du centre-ville), pour les déplacements entre les différents rendez-vous et pour se rendre à l'hôtel sans passer 2 heures dans le métro. 

Anticiper les réservations

Que ce soit pour l'avion ou le train, il est essentiel d'étudier les différentes possibilités qui s'offrent à nous en termes de temps, d'argent et de simplicité. Anticiper ses réservations et être flexible sur la date de départ ou de retour permet généralement de faire des économies (nous vous en disons plus dans cet article ). En utilisant des outils numériques vous permettant de comparer le train et l'avion pour les mêmes trajets selon des critères économiques ou écologiques prédéfinis, vous gagnerez en rapidité et en efficacité. 

Réserver le logement

Le choix de l'hébergement est stratégique. Il doit respecter différents facteurs essentiels et fait partie du bon déroulement d'un voyage d'affaires. 

Tenez compte des politiques et des accords de l'entreprise. 

Certaines entreprises choisissent d'imposer des chaînes d'hôtels ou d'hébergement dans leurs politiques de voyage en fonction des accords et des liens qu'elles entretiennent avec ces chaînes . Il est essentiel de réserver des hébergements qui sont en accord avec ces politiques. Il faut également faire attention aux programmes de fidélité de l'entreprise (par exemple, le programme de fidélité Accor ) pour fournir les numéros de carte au moment de la réservation. Si la compagnie n'a pas de points concernant l'hébergement dans ses politiques, vous devrez regarder les notes des établissements présélectionnés et comparer intelligemment les prix et la qualité du service. 

Tenir compte de la durée du trajet 

Trouver la relation entre les différents rendez-vous en termes de géolocalisation est essentiel avant de lancer la réservation de l'hébergement. Jongler avec les différentes adresses de rendez-vous et la localisation de l'aéroport permet de trouver l'hôtel le plus pratique pour toute la durée du voyage d'affaires (et pas seulement pour le premier rendez-vous). 

Faites attention aux options 

Service de gestion des bagages, heures d'enregistrement et de départ, créneau horaire du petit-déjeuner... Aujourd'hui, les établissements proposent différentes options qu'il est important de prendre en compte, d'une part, pour éviter les frais supplémentaires et, d'autre part, pour vous faire gagner du temps. 

Dressez une liste des documents essentiels 

Les oublis sont vite arrivés et peuvent ruiner un voyage d'affaires prévu, il est donc important de faire une liste des documents essentiels avant chaque départ. La numérisation de tous vos documents représente une alternative possible en cas de perte sur place et devient importante pour les voyageurs réguliers. 

Voici une liste non exhaustive des principaux documents à ne pas oublier et à numériser :

• Pièce d'identité valide (carte d'identité ou passeport) 
• Billets d'avion ou de train 
• VISA en cas de voyage international (découvrez comment faire la demande ici ).
• Cartes de visite 

Faites appel à une agence de voyage numérique 

Chaque voyage d'affaires nécessite beaucoup d'organisation. Cette organisation a un prix et fait généralement perdre beaucoup de temps aux salariés. Heureusement, il est désormais possible de faire appel à une agence de voyage numérique pour vous aider dans cette organisation laborieuse. 

Plusieurs critères sont à prendre en compte pour choisir son outil (que vous trouverez également en détail dans cet article ) : 

• Assistance d'experts 24/7 
• Facturation centralisée des voyages 
• La possibilité de réserver un voyage de porte à porte 
• Une gestion autonome pour chaque voyageur 
• Un système de contrôle et d'approbation des voyages 
• La mise en place d'un véritable compagnon de voyage 
• Une plateforme intuitive et intelligente  

Organiser un voyage d'affaires n'est certainement pas une tâche facile, mais c'est largement réalisable si vous appliquez ces différents conseils pour votre entreprise. Partir le cœur léger et continuer à être productif lors de vos déplacements professionnels nécessite cette planification quasi-militaire. Mais l'organisation seule des voyages ne vaudra jamais l'apport d'un outil adapté et intelligent dans la gestion des déplacements professionnels.

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Les étapes pour Organiser un Déplacement Professionnel pour son Patron

Aujourd’hui, votre patron vous a confié une mission et pas des moindres… vous devez organiser son prochain déplacement professionnel !  C’est évidemment une tâche que vous avez envie de mener à bien, sans embuche, ni stress. 

Pas de panique ! Même si vous ne savez pas comment organiser un déplacement professionnel , vous avez atterri au bon endroit. Nous avons réuni pour vous les étapes à suivre afin de gérer correctement les voyages d’affaires de votre patron(ne). 

Mais avant de parler de ces étapes, il y a tout de même certains facteurs clés que vous devriez appliquer ! Ils sont essentiels pour une planification fluide et efficace d’un voyage d’affaires pour votre boss : c’est votre fil rouge !

L’échange d’information : connaître les attentes, les besoins et les détails du voyage que vous allez devoir organiser, et maintenir une communication constante. L’efficacité opérationnelle : la prise en charge rapide de l’organisation du voyage et des tâches administratives est nécessaire pour ne jamais se retrouver sous l’eau.

Si vous avez envie de vous démarquer : 

Le bleisure : si le temps le permet, pourquoi ne tenteriez-vous pas de personnaliser le déplacement à l’aide d’une liste d’adresses suggestives comprenant des restaurants, des bars et des activités une fois sur place ? Ainsi, vous créez une réelle expérience voyage qui ravira sans le moindre doute votre patron(ne).

Gardez bien tous ces éléments à l’esprit, car ils vont vous être utiles pour la réussite de l’organisation du déplacement professionnel de votre patron(ne) !   Voici maintenant les étapes que nous vous conseillons de suivre pour accomplir votre mission en toute sérénité.

Étape 1 : Créez une liste récapitulative des éléments à connaître pour organiser le déplacement 

Pour réaliser la première étape, il est primordial de prévoir un moment avec votre patron(ne) pour qu’il vous communique les besoins, les critères et ses préférences pour le déplacement professionnel que vous vous apprêtez à organiser. 

Posez les bonnes questions afin de recueillir toutes les informations nécessaires. Pour ce faire, dressez une check-list qui tient compte de tous les aspects du voyage professionnel. Cette liste peut évidement être modifiée selon votre convenance : 

– La destination du déplacement pro – Le budget global à respecter pour chaque aspect du voyage (trajet, hébergement, restauration, etc) – La durée / les dates du séjour – Le moyen de transport le plus adapté  – S’il s’agit d’un trajet en train ou en avion, y a-t-il une préférence de siège ? Quel type de classe choisir ?  – Type d’hébergement souhaité : un hôtel ou une location d’appartement ?  – Dans le cas d’une réservation d’une chambre d’hôtel, faut-il inclure le petit-déjeuner ? Quel standing choisir ? Y a-t-il des demandes particulières ?  – Besoin de réserver un/des restaurant(s) ?  – Proximité du lieu de rendez-vous, de la gare ou de l’aéroport ? – Faut-il tenir compte de cartes d’abonnements et programmes de fidélité pour ce déplacement ?  – Faut-il prévoir de réserver des lieux en particulier pour le(s) rendez-vous d’affaires ?

À noter : si vous devez  organiser un voyage d’affaires à l’étranger , pensez à compléter cette liste en vous renseignant sur les conditions d’entrée du pays visité et en vérifiant la validité du passeport de votre patron(ne).

Étape 2 : Anticipez les réservations et trouvez les meilleurs tarifs afin de respecter le budget global du voyage

Pour réussir votre mission, ce déplacement professionnel doit être rentable : vous allez devoir fixer des limites en termes de dépenses.

Le budget global de l’opération aura été déterminé au préalable lors de votre réunion d’information avec votre patron(ne) concernant le voyage d’affaires. 

Pour ne pas vous retrouver bloqué(e) par les prix trop élevés, prenez soin d’anticiper les réservations et profitez d’un maximum d’options en termes de disponibilités. Vous perdrez aussi moins de temps à comparer les prix sur plusieurs sites, car vous aurez accès à un plus large choix. Que ce soit pour le trajet ou pour l’hébergement, en procédant ainsi, vous profiterez des meilleures offres, aux meilleurs prix. 

Étape 3 :  Répertoriez tous les documents et justificatifs liés au déplacement professionnel 

Nous vous conseillons vivement de créer un espace numérique (comme un service de Cloud) ou bien une pochette dans lequel vous allez répertorier tous les justificatifs et documents dont votre patron(ne) aura besoin pour son déplacement. Cela va vous permettre d’y voir plus clair, de rester organisé(e) et de ne rien oublier.

Dans ce dossier, vous pourrez joindre :  – Les billets de train ou d’avion – La réservation de l’hébergement  – La liste des adresses – Un planning complet du séjour : horaires de départ/arrivée, missions, rendez-vous, etc. – Des photocopies des papiers d’identité  – Le visa si besoin – Le Pass Sanitaire si besoin

Pensez également à lui rappeler qu’il/elle devra conserver les justificatifs de paiements liés au déplacement. Ces notes de frais pourront être stockées dans ce dossier ou Cloud. 

Étape 4 : Faites un debrief au retour du voyage d’affaires de votre patron pour gagner en efficacité 

Au retour de votre boss, vous pouvez également faire un debrief avec lui. Il peut vous dire ce qu’il aimerait garder ou changer dans ses prochains déplacements professionnels. Ce qu’il apprécie dans votre organisation et au contraire ce qu’il aimerait que vous changiez. Faire ce point permettra d’améliorer votre travail ainsi que l’expérience en tant que voyageur d’affaires de ce dernier. 

Si vous devez organiser régulièrement les déplacements professionnels de votre patron(ne), détecter les pistes d’amélioration vous permettra d’ajuster votre organisation et de gagner du temps pour les prochains voyages d’affaires.

Maintenant que vous connaissez la liste des éléments à maîtriser pour relever haut la main cette mission, posez-vous ces questions : 

– Aux vues des dépenses engendrées par ce déplacement et des résultats obtenus, l’opération a-t-elle été rentable ?  – À quelle fréquence mon/ma patron(ne) prévoit de se déplacer pour affaires ?  – Ne serait-il pas plus judicieux de faire appel à une agence de voyages professionnelle ? 

En effet, une solution de gestion des voyages d’affaires offre bien des avantages qui viennent simplifier l’exécution de votre mission : 

– Réserver tout ce dont votre patron(ne) a besoin pour son déplacement professionnel sur une seule et même plateforme.  – Être accompagné par un service client premium à tout moment, en cas de problème.  – Pouvoir centraliser tous les frais de déplacement au même endroit, tout en gardant le contrôle des dépenses. 

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Le guide 2024 de la gestion des voyages d'affaires

En quoi consiste la gestion des voyages d'affaires , quel est le rôle du responsable des voyages d’affaires .

• Réserver les voyages (pas seulement pour les cadres, mais aussi pour tous les autres employés).
• Aider les différents services à suivre leurs dépenses de voyage afin qu’ils ne dépassent pas leur budget.
• Assurer une aide aux voyageurs avant, pendant et après leur voyage.
• Sélectionner et gérer tous les prestataires utiles pendant le voyage.
• Négocier les tarifs avec les hôtels qui hébergent habituellement les salariés de l’entreprise.
• Réserver les voyages de groupe.
• Organiser les transports terrestres.
• Analyser les dépenses de voyage de l'entreprise ou écrire des rapports sur les dépenses de voyage au directeur financier en vue d’une analyse.

Que fait un agent de voyages ?

Comment fonctionne une société de gestion de voyages .

• Les réservations dans le cadre de la politique établie
• La conciergerie
• Les réservations de groupe
• L’assistance voyage
• Les rapports sur les dépenses de voyage
• La création d'une politique de voyage
• Le suivi du budget de voyage
• L’identification et la catégorisation des dépenses de voyage

Les problèmes courants liés à la gestion des voyages d'affaires

• La productivité est mise à mal par d’interminables échanges d’e-mails qui finissent par ruiner votre journée.
• L'équipe administrative est surchargée et travaille sous pression pour gérer les demandes de réservation, mais aussi les changements ou annulations de vols.
• L'équipe financière est au bord de la rupture en essayant de déterminer qui dépense de l'argent pour quels voyages et pourquoi.
• L'équipe responsable des opérations passe des heures à établir une politique de voyage que personne ne lit.
• L'équipe financière supervise chaque réservation pour contrôler les dépenses de la seule manière qu'elle maîtrise : la microgestion (oui, oui, même en 2024).
• Les salariés en déplacement ne peuvent pas personnaliser leur voyage, comme ils le feraient pour un voyage personnel.
• Les voyageurs se plaignent de la façon dont ils sont obligés de réserver leur voyage et insistent souvent pour réserver en ligne, en dehors de la politique de l'entreprise.

Problèmes rencontrés :

Les parties prenantes dans le processus de gestion des voyages.

• Le responsable interne des voyages d’affaires
• Le gestionnaire ou l’équipe de bureau
• Le Directeur de l’Exploitation (ou COO)
• Les Directeurs financiers
• Les salariés fréquemment envoyés en déplacement
• L’agence de voyage d'affaires partenaire

Les fondements de la gestion moderne des voyages :

Cinq étapes pour gérer efficacement les voyages d'affaires.

• Faites le choix d’une réservation intelligente
• Assurez-vous d’avoir une assistance voyage 24h/24-7j/7
• Établissez des politiques et des processus décisionnels
• Organisez et utilisez les données collectées sur les dépenses de voyage
• Améliorez la collaboration entre l'administration et l’équipe financière

1. Faites le choix d’une réservation intelligente

• Réservation dans le cadre de la politique : faites confiance à vos salariés pour réserver ce dont ils ont besoin pour leur voyage, définissez des politiques et des paramètres
• Facturation unique : envoyer une seule facture à votre prestataire plutôt que de facturer à tort et à travers sur différents sites Internet
• Rapports sur les dépenses de voyage : accès facile aux données pour tous les membres de l'équipe financière et administrative qui doivent pouvoir suivre les détails de l'itinéraire de voyage et les dépenses par centres de coûts, balises ou libellés
• Réservation facile appréciée des salariés : les factures centralisées et les rapports minutieux sont impossibles si l’outil permet au salarié en déplacement de sauter des étapes. C’est pourquoi vous devez choisir un outil facile à utiliser avec une expérience utilisateur de qualité
• Excellent inventaire : l’inventaire n'est pas qu’un détail. Assurez-vous que la plateforme que vous utilisez dispose de toutes les options disponibles en ligne et que l'entreprise s'engage à en ajouter d’autres
• Assistance voyage : vous avez besoin d'une assistance voyage disponible 24h/24 et 7j/7 dans votre langue maternelle, afin que les employés puissent obtenir de l'aide même lorsque l'équipe d'administration interne n'est pas disponible

2. Assurez-vous d’avoir une assistance voyage 24h/24-7j/7

Voici les conditions que doit remplir votre assistance voyage :.

• Disponibilité 24h/24-7j/7
• Contact facile avec une véritable personne (pas un robot)
• Suivi et contrôle garantis
• Assistance dans la langue maternelle
• Réactivité face aux gros problèmes

3. Établissez des politiques et des processus décisionnels

• Coût maximum par vol
• Coût maximum par hôtel et par nuit
• Nombre minimum de jours réservés à l'avance
• Classement des hôtels par étoiles
• Classe de vol autorisée

Processus décisionnels

• Validation requise pour aucun des voyages
• Validation requise pour quelques voyages
• Validation requise pour tous les voyages

4. Organisez et utilisez les données collectées sur les dépenses de voyage

• Centres de coûts : votre entreprise utilise-t-elle différents comptes de paiement pour différentes zones géographiques ? Combien de centres de coûts votre entreprise possède-t-elle ? Assurez-vous que les dépenses de voyage sont facturées sur les bons comptes.
• Étiquettes et libellés : au-delà des centres de coûts, l'équipe financière devrait-elle disposer de filtres importants lors de la consultation des rapports sur les dépenses de voyage ? Ne serait-il pas, par exemple, judicieux d’étiqueter chaque voyage par équipe ou par projet ? Décidez en amont afin que le système d’étiquetage soit clairement mis en œuvre dès le départ.
• Conservez les dossiers de voyages au même endroit : pour des données plus précises, conservez si possible tous les dossiers de voyages au même endroit. Travaillez avec une solution de gestion des voyages qui s'intègre avec des prestataires importants pour votre entreprise, tels que des compagnies aériennes low cost, AirBnb ou les lignes de train européennes. Ne réservez d’hôtel sans d’abord vérifier que votre entreprise n’a pas déjà négocié des tarifs préférentiels pour votre entreprise. Ces données de voyages doivent être consultées pour en faire bon usage.

5. Améliorez la collaboration entre l'administration et l’équipe financière

• Processus décisionnels simplifiés : si votre processus décisionnel nécessite une action de la part de l'administrateur et de l'équipe financière, essayez de le rendre aussi transparent que possible.
• Facilité d’accès aux factures : l'équipe financière doit pouvoir saisir toutes les factures rapidement afin de pouvoir suivre les dépenses. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser une plateforme créant une seule facture mensuelle avec toutes les dépenses de voyage.
• Suivi instantané des dépenses : regroupez toutes les dépenses de voyage sur une seule plateforme afin que l’équipe financière puisse générer des rapports sur les dépenses de chacun et les motifs associés (en utilisant des balises et des étiquettes). Comme pour les factures, déterminez si vous devez leur envoyer un rapport mensuel ou s'ils souhaitent le télécharger eux-mêmes.
• Économies sur les voyages : organiser un voyage ne consiste pas seulement à gagner du temps. De nombreuses entreprises utilisent encore des plateformes de réservation de voyages conçues dans les années 80 ou 90. Et leur inventaire est souvent bien plus cher pour les entreprises que pour les particuliers. Impressionnez l'équipe financière en proposant des voyages à des prix défiant toute concurrence.

Le temps est venu d'améliorer la gestion de vos voyages

La clé, c’est la centralisation….

• Choisissez un outil de réservation intelligent => Répondre aux besoins de chacun
• Répartissez la charge de travail => Déléguer pour mieux gérer
• Mettez en place des centres de coûts et des libellés => Faire en sorte que l’outil reflète votre activité
• Créez des politiques et des processus décisionnels => Adapter le processus de réservation à votre politique de voyage
• Améliorez la collaboration entre les services administratifs et financiers => Permettre à chacun d’accéder aux factures et aux rapports

Simplifiez à tout jamais vos voyages d'affaires.

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• Union Européenne

Cluj-Napoca est la seconde région métropolitaine de Roumanie avec près de 700 000 habitants. Au coeur des Carpathes, elle est considérée comme la « capitale » de la Transylvanie. La région, dont le nom mythique évoque avant tout des images de vampires, représente pourtant bien plus que le personnage de Dracula.

Centre de la high-tech, des sciences et du savoir

Cluj-Napoca est effectivement la ville la plus riche de Roumanie après Bucarest. Pendant longtemps, son économie s’est basée sur des ressources minérales. Mais avec l’entrée de la Roumanie dans l’Union Européenne en 2004, elle est devenue une championne de l’industrie automobile, de l’agriculture, de la finance ou de l’industrie IT.

C’est à Cluj que se conçoit aujourd’hui une partie des logiciels et programmes informatiques de l’Union Européenne . La ville recense plus de 15 000 personnes pour 1 300 entreprises du secteur IT . Ce qui lui vaut le surnom de « Silicon Valley » de l’Europe orientale. C’est encore à Cluj que l’Allemand Bosch a investi plus de 50 millions d’euros pour la création d’un centre de recherche et d’ingénierie ainsi qu’une usine de solutions de mobilité.

La capitale autoproclamée de la Transylvanie est l’une des villes les plus dynamiques de l’Europe centrale et des Balkans. Son PIB a atteint près de 25 000 euros par habitant en 2023 , plus du double de celui de la Roumanie (autour de 10 250 euros). Selon la Banque Mondiale, Cluj est l’une des villes ayant connu la plus forte croissance économique parmi les villes de l’Union Européenne sur la dernière décennie.

Cluj se profile comme un des principaux centres universitaires européens avec 80 000 étudiants dans une douzaine d’institutions . La ville profite notamment de la présence de l’université Babeș-Bolyai. L’institution est la plus ancienne université de Roumanie et est un poids lourd économique. Elle compte 45 000 étudiants, 21 facultés et un enseignement officiel en trois langues (roumain, hongrois et allemand), qui contribue à attirer des étudiants de toute l’Europe. L’Université de Médecine et Pharmacie de Cluj accueille en particulier de nombreux étudiants français.

La France reste de fait un important partenaire de la Roumanie. Selon les chiffres de l’ambassade de France à Bucarest, elle est le 3ème investisseur étranger avec plus de 4 100 entreprises . Elle est aussi le troisième client et 9ème fournisseur de la Roumanie avec des échanges commerciaux bilatéraux atteignant 11,6 milliards d’euros. Emblème le plus visible de la présence française à Cluj-Napoca: les enseignes Auchan et Carrefour ou encore la banque locale BRD, dont le logo est similaire à celui de son actionnaire, la Société Générale.

L’hôtellerie internationale débarque

Côté tourisme, Cluj Napoca cherche désormais à se positionner davantage comme une destination affaires . « On a pour l’instant un mélange de tourisme de loisirs et d’affaires. Mais l’arrivée de chaînes internationales et la construction d’infrastructures capables d’accueillir des conférences et congrès comme la BTArena, la plus grande salle polyvalente de Roumanie avec une capacité pour 10 000 personnes font de Cluj une bonne alternative à d’autres métropoles de la région », analyse Marius Oprea, qui gère l’office de tourisme municipal.

Au cours des dix dernières années, le marché hôtelier de Cluj-Napoca a enregistré la plus forte augmentation en Roumanie dans la catégorie « 5 étoiles » , avec 613 nouvelles chambres (+411%), selon le cabinet de conseil en tourisme Est Hospitality. Au total, la capitale de la Transylvanie a connu une augmentation de 36% de toute l’offre hôtelière. Outre la catégorie des 5 étoiles, Cluj a vu le nombre de chambres dans la catégorie 4 étoiles progressé de 31%, équivalent à 221 nouvelles unités.

L’intérêt économique de Cluj se manifeste avec l’implantation de plusieurs hôtels de chaînes internationales . Double Tree by Hilton, Radisson Blu, Ramada, Golden Tulip Ana Dome, Hampton by Hilton représentent plus de 20% de la capacité hôtelière de la ville. Une capacité qui va encore augmenter dans les trois prochaines années.

En mars a ainsi été inauguré le tout nouveau Courtyard by Marriott avec 114 chambres. Le Radisson Blu, l’hôtel le plus luxueux de Cluj, a lancé les travaux d’une nouvelle aile. Elle comprendra 20 chambres et appartements ainsi que 3 salles de conférence. On prévoit son ouverture en 2025.

Ce sera également le cas du premier hôtel du groupe Accor à Cluj. Un Ibis Style de 110 chambres ouvrira ses portes en avril de l’année prochaine à 7 km du centre historique.

Le charme de l’Europe centrale

Deux autres projets hôteliers sont en gestation avec des ouvertures prévues à l’horizon 2026. Soit un total de quelques 600 chambres supplémentaires .

Le visiteur à Cluj découvrira une ville qui a préservé le charme de l’ancienne empire austro-hongrois. Les imposantes bâtisses évoquant la grandeur de l’ex Double-Monarchie alternent avec les églises gothiques et baroques. Tandis que dans la ville historique, un dédale de rues anciennes accueillent bars et restaurants à la mode. On y trouve aussi cafés et librairies à l’ancienne, là encore, un héritage du vieil empire.

Le tout est entouré des grandioses paysages de Transylvanie, parsemés de villes historiques qui font de cette région une parfaite destination « bleisure ».

GUIDE DE CLUJ-NAPOCA

S’y rendre

Cluj Napoca est relié à Paris Beauvais par les compagnies Wizz Air (un vol quotidien) et Ryanair (trois fois par semaine). Il existe aussi des vols sur Bruxelles-Charleroi (Ryanair et Wizz Air) et Nice (Wizz Air). Depuis avril, Swiss relie également trois fois par semaine Zurich à Cluj. Autres possibilités de se rendre à Cluj via Munich avec Lufthansa ou via Bucarest avec Tarom.

L’aéroport est à 10 km du centre-ville et facile d’accès par bus exprès ou taxi.

– Radisson Blu est l’hôtel le plus luxueux de la ville face à la BTArena. 149 chambres, centre de conférences, de fitness ainsi que deux restaurants, un bar et un café. (https://www.radissonhotels.com/en-us/hotels/radisson-blu-cluj?)

– Hampton by Hilton est un hôtel récent, ouvert en 2013. Il possède 109 chambres, un bar et un restaurant (https://www.hilton.com/en/hotels/cljhxhx-hampton-cluj-napoca/hotel-info/)

– Dernier ouvert parmi les hôtels de chaîne, Courtyard By Marriott Cluj-Napoca est un établissement contemporain de 114 chambres. Il possède deux restaurants et un bar. (https://www.marriott.com/en-us/hotels/cljcy-courtyard-cluj-napoca-downtown/overview/)

– Roata , un restaurant réputé pour ses spécialités roumaines, notamment de la région de Transylvanie (tél : +40 264 592 022 – https://www.facebook.com/RestaurantRoataCluj).

– Zama , autre restaurant de spécialités roumaines mais avec une approche plus contemporaine et des prix raisonnables (tél: +40 755 080 777-https://zamabistro.ro/)

A découvrir

Le centre historique de Cluj a des allures de petit Budapest, rappelant que la cité fut  longtemps la seconde plus importante ville de Hongrie jusqu’à son rattachement officiel à la Roumanie en 1920. Ne pas rater la très belle place Unirii avec l’église Saint Michel et ses imposantes maisons, qui abritent notamment cafés et restaurants. Sur cette place, le Palais Bánffy, considéré comme l’une des structures les plus belles du baroque en Transylvanie, est aujourd’hui le Musée National d’Art. Le Parc Central en coeur de ville est aussi un endroit agréable pour courir ou simplement se détendre. (www.visitcluj.ro)

Enfin, pour un week-end, on peut se rendre dans la ville de Sibiu, trésor de l’architecture médiévale, renaissance et baroque. Sibiu est inscrit au patrimoine mondial de l’UNESCO. Ou explorer d’imposants châteaux-forts et villages traditionnels au coeur des profondes forêts des Carpathes.

S’informer

L’Institut Français de Cluj , str I.C.Bratianu, nr. 22, 400079, sert aussi de consulat honoraire ([email protected]). Néanmoins, pour des informations économiques sur la Roumanie et les relations franco-roumaines, contacter le Service économique de Bucarest de l’Ambassade de France, str Biserica Amzei, nr 13-15 (Tél : +40 21 305 67 70 ou [email protected]).

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Voyages et déplacements d’affaires : quelles sont les dépenses déductibles ?

Lorsque vous engagez des sommes pour des déplacements dans le cadre de votre activité professionnelle, celles-ci peuvent faire l’objet d’une déduction du résultat fiscal de votre entreprise. Des courts trajets aux voyages d’affaires plus longs en passant par les événements spéciaux (comme l’incentive), voici un point sur ces dépenses déductibles et les conditions à respecter pour être en règle.

Les frais de déplacement que vous pouvez déduire

Pour être déductibles du résultat imposable de votre société, les frais de déplacement doivent répondre à plusieurs critères. Tout d’abord, il doit s’agir de frais liés à des déplacements réalisés dans l’intérêt direct de l’exploitation de l’entreprise. Impossible d’intégrer dans ce calcul vos dépenses personnelles et notamment vos dépenses de vacances. Pas de dépenses personnelles donc, uniquement des dépenses liées à l’objet social de votre entreprise.

Deuxième grande condition à respecter, les frais de déplacement doivent être cohérents au regard de la gestion normale de votre entreprise. La dépense ne doit pas être excessive.

Exemple : vous ciblez une zone à prospecter pour trouver des clients. Vous décidez de vous y rendre en voiture, puis de séjourner sur place pendant deux nuits. Vous pourrez appliquer le barème des frais kilométriques pour vous verser une indemnité si vous utilisez votre voiture personnelle (lire ci-après). Le séjour (hôtel et repas) peut faire l’objet d’une déduction. À condition de ne pas séjourner dans un hôtel resort cinq étoiles à 800 € la chambre alors que votre entreprise a été créée il y a deux mois et n’a aucune entrée d’argent. 

Les dépenses d’affaires déductibles du résultat fiscal de votre entreprise

Concrètement, il est possible d’intégrer dans les frais de voyage déductibles de votre exercice les éléments suivants :

• Tous les frais propres à vos déplacements professionnels au quotidien.
• Les frais occasionnés par les trajets entre votre domicile et le travail.
• Les frais pour un véhicule particulier utilisé dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise. Dans le cas d’un véhicule possédé par l’entreprise – c’est-à-dire les véhicules affectés à un usage strictement professionnel – il est possible de déduire les frais d’entretien, les réparations et tous les frais liés à la propriété du véhicule.
• Enfin, les billets de train ou d’avion qui correspondent à un déplacement nécessaire pour l’exercice de l’activité.

N’oublions pas également les frais d’organisation d’un événement d’incentive. Ces voyages de stimulation des équipes et de motivation du personnel peuvent faire l’objet d’une déduction du résultat fiscal lorsqu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

À savoir : en complément des conditions que nous venons de lister, les frais de voyage et de séjour doivent être engagés pour des collaborateurs afin de faire l’objet d’une déduction. Par exemple, les dépenses payées pour les époux / épouses des membres de l’entreprise participant à un congrès professionnel ne peuvent pas être déduites. 

Suivez 18 actions de cette checklist et optimisez dès maintenant votre tréso !

Les conditions de déductibilité des frais de déplacement

Comment prendre en compte les frais de déplacement et les intégrer à vos flux financiers pour les déduire de votre résultat fiscal ? Tout dépend de la nature de la dépense.

Le principe général veut que les frais de déplacement soient déduits pour leur montant réel. En clair, vous déduirez de votre résultat les frais réellement engagés pour l’achat d’un billet de train, un séjour à l’hôtel, etc. C’est la facture et la somme réellement payée (sur le relevé bancaire) qui sert de référence. Pas un devis.  

Mais tout change en ce qui concerne l’utilisation professionnelle d’un véhicule particulier (voitures ou deux roues). Il faut alors appliquer un barème de frais de carburant par kilomètres selon la puissance fiscale du véhicule utilisé. Ce barème est défini par l’administration fiscale.

Exemple : vous réalisez chaque année 8 000 kilomètres à titre professionnel avec une voiture de 7 CV à motorisation essence. Vous pouvez obtenir une déduction – au titre des frais de carburant – de 976 € (8 000 x 0,122 €).

Pour tous les frais de déplacement que vous souhaitez déduire de votre résultat, il convient de conserver des justificatifs. Toutes les factures liées à ces dépenses doivent être archivées et fournies en cas de contrôle.

À savoir : Il est impossible d’effectuer un cumul de la déduction. Votre entreprise ne peut déduire de son bénéfice imposable les frais de voyages si des allocations forfaitaires sont versées aux personnes qui effectuent un déplacement.

Pour aller plus loin sur le sujet des charges déductibles, consultez notre article : Peut-on tout passer en charge déductible dans son entreprise ?

Content Editor

Hugo est Content Editor chez Dougs. C’est lui qui se charge de rédiger ou réviser la majeure partie des contenus de notre blog. Du coup, tous les articles qui sont publiés depuis son arrivée chez Dougs, il les a potentiellement écrits, réécrits, adaptés, lus ou relus ! Entre-temps, il prend deux ou trois cafés quand-même. Ou quatre… Ou cinq…

Frais de déplacement

Qu’est-il possible de faire passer en note de frais durant les voyages d’affaires .

Se déplacer à des fins professionnelles, c'est le quotidien de centaines de milliers de personnes. Si le fait de faire payer son entreprise pour ces dépenses est normal - et même une obligation légale -, ces dernières doivent s'inscrire dans un cadre très strict. En effet, il n'est pas possible de faire passer n'importe quoi en frais de voyage professionnel. C'est donc l'occasion de refaire le point pour s'assurer de la conformité de vos procédures, notamment en cas de contrôle par l'URSSAF.

Gestion des voyages d'affaires

Faites de chaque déplacement professionnel une réussite.

Les frais de déplacement

Ce sont tous les frais qui impliquent un moyen de transport afin de se réaliser une mission professionnelle. Si ces frais sont très communs, ils concernent toujours un déplacement à partir de l'entreprise. Cela signifie que les frais domicile-travail ne seront jamais pris en compte dans le remboursement des frais de déplacement.

Parmi ces derniers, on comprend généralement les voyages en avion, en train, en bateau, en taxi et les séjours dans des hôtels. À noter qu'il est indispensable de posséder un justificatif afin de pouvoir se faire rembourser. Dans certains cas, les entreprises peuvent même exiger le billet de train composté ou la carte d'embarquement afin d'éviter les risques de fraude.

Si les collaborateurs sont amenés à utiliser une voiture personnelle pour un déplacement professionnel, ils peuvent se faire rembourser en fonction du barème kilométrique . C'est une méthode de calcul définie par l'administration fiscale qui dépend de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule (plafonnée à 7cv). Les dirigeants et entrepreneurs peuvent également bénéficier de remboursements basés sur des allocations forfaitaires pour couvrir les coûts de fournitures ou l’utilisation de logiciels nécessaires lors de leurs déplacements. L'enjeu consiste donc à utiliser un outil de référence pour le calcul de la distance qui puisse être vérifié et contrôlé en cas de besoin.

Autres dépenses liées aux déplacements : les péages et les dépenses de stationnement. Ils sont également remboursés comme les autres frais, sur présentation d'un justificatif. Certaines entreprises équipent d'ailleurs les collaborateurs qui voyagent beaucoup d'un badge de télépéage pour faciliter cette gestion.

Enfin, le dernier point concerne les contraventions. Si celles-ci sont affectées à une voiture de fonction, l'entreprise peut payer les PV et les refacturer aux collaborateurs concernés. Concernant la perte de points, tout dépend des usages. En général, les entreprises tendent à ne pas dénoncer leurs salariés, sauf en cas de fautes répétées ou de très grands écarts de vitesse. La déduction des coûts associés à ces dépenses doit être précisément documentée pour garantir le remboursement adéquat.

Les frais de bouche

Ce sont les dépenses de restauration qui sont payées dans le cadre d'une mission professionnelle. Si la majorité concerne surtout des repas au restaurant, on peut également y trouver des achats alimentaires en grande surface. Tous les frais de bouche sont soumis à un plafond, qui peut être celui de l'entreprise ou défini selon le mode de remboursement (au réel ou au forfait). L’employeur doit tenir compte des cotisations sociales lors de la définition de ces plafonds. Lorsqu’il s’agit de choisir entre soumettre une note de frais et utiliser un ticket restaurant pour couvrir ces dépenses, il est important de considérer les politiques spécifiques de l’entreprise et les avantages fiscaux associés à chaque option.

Les modalités de remboursement peuvent inclure le kilométrage pour les déplacements professionnels nécessitant l’utilisation de véhicules personnels. Il est crucial de comprendre les limites des notes de frais , car dépasser ces plafonds peut entraîner des refus de remboursement. Chaque entreprise définit ses propres règles en matière de dépenses admissibles soulignant l’importance de se familiariser avec ces directives.

La question des invitations est également importante. En effet, il est fréquent qu'un collaborateur soit amené à inviter un client à déjeuner dans le cadre d'un repas d'affaires. Ce sont des notes de frais qui sont souvent très surveillées, car propices aux dépassements ou aux éventuelles fraudes. Toutefois, tant que les dépenses restent raisonnables et que les justificatifs sont conformes aux obligations légales, le remboursement ne présente pas de problème.

Les frais d'hébergement

Que ce soit en hôtel ou avec une plateforme de type AirBnB, les frais d'hébergement sont remboursés au forfait ou au réel si le collaborateur se trouve à plus de 90 minutes ou plus de 50 kilomètres de son domicile. Comme toujours, ces frais doivent être raisonnables et proportionnés à la mission du collaborateur. Autant dire que les notes de frais du palace 5 étoiles ne seront guère appréciées et pourraient être requalifiées en avantages en nature par les autorités compétentes. Cela affecterait ainsi les cotisations sociales dues par l’employeur et l’employé. Pour gérer les imprévus lors des déplacements de ses collaborateurs en voyage d’affaires , il est conseillé d’établir une procédure claire. Cette procédure devrait permettre une certaine flexibilité dans le  budget alloué à l’hébergement. En outre, considérer les coûts associés au trajet et aux transports professionnels est essentiel pour une gestion complète des dépenses en déplacement.

À côté des frais d'hébergement, on trouve souvent les frais annexes. Si le petit-déjeuner ou la connexion internet ne posent pas de problèmes majeurs, il faut être vigilant sur les autres frais, comme le service en chambre, la vidéo à la demande ou la consommation de boisson ou d'aliments du minibar. Lors de déplacements professionnels, la validation des tickets de transports par l’employeur est une étape clé pour garantir le remboursement des trajets nécessaires à l’accomplissement de la mission. Il est également important de connaître la procédure pour se faire rembourser ses notes de frais d’hôtel . Cette procédure implique généralement de soumettre tous les justificatifs nécessaires tels que les factures détaillées qui prouvent que les dépenses sont directement liées à la mission professionnelle. Chaque entreprise a sa politique en la matière, mais la règle est simple : si ces dépenses sont directement liées à la bonne réalisation de la mission professionnelle, elles sont éligibles au remboursement. On peut justifier un snacking dans le minibar de la chambre en cas d'arrivée tardive si tous les restaurants sont fermés. En revanche, la location de films ou de peignoir pour profiter de la piscine sera bien évidemment proscrite.

Les frais professionnels

Ils concernent des achats liés à des petits équipements ou des frais nécessaires à la bonne réalisation de la mission professionnelle. Cela peut être l'abonnement à un service, l'entrée dans un salon ou un colloque, ou éventuellement une partie d'un forfait téléphonique privé dans le cadre d'une politique de BYOD (bring your own device - le fait d'utiliser un terminal personnel à des fins professionnelles). Pour éviter que ses collaborateurs passent des dépenses personnelles durant leur voyage , il est essentiel d’instaurer des règles claires et de veiller au respect strict des politiques de dépenses de l’entreprise. La validation de chaque trajet et dépense liée aux déplacements professionnels par l’employeur assure la conformité des coûts.

Chaque dépense devra être justifiée et dûment documentée avec un reçu afin d'être soumise. Les modalités de validation de ces dépenses par l’employeur nécessitent souvent une explication claire du trajet et des transports utilisés dans le cadre des déplacements professionnels. Il est essentiel de noter que les limites de remboursement des notes de frais sont dictées par des politiques internes de chaque entreprise. Ces limites visent à encadrer les dépenses admissibles et à prévenir les abus, garantissant ainsi que les dépenses soumises correspondent strictement aux besoins professionnels.

Les frais professionnels sont nombreux lors d'un déplacement et sont susceptibles de s'accumuler rapidement. Pour les organisations qui ne disposent pas d'un outil de gestion connecté, le traitement des frais professionnels est alors chronophage. C'est la raison pour laquelle la digitalisation prend de plus en plus d'importance. Le processus de remboursement des frais professionnels devient ainsi plus fluide grâce à la technologie. Depuis un smartphone, il suffit de prendre en photo son justificatif pour que celui-ci soit reconnu et intégré à la note de frais. Une démarche qui permet de gagner du temps, de l'argent et beaucoup d'énergie, que vos salariés voyagent intensivement ou exceptionnellement.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger l'infographie du rapport IDC sur la transformation digitale : et à découvrir notre livre blanc “ Optimisation de la gestion de vos dépenses : nos conseils pour élaborer une politique de remboursement ! ”.

Nous vous invitons également à  calculer le ROI de la mise en place d'un outil de gestion de notes de frais automatisées.

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Quel hôtel choisir à Mérignac pour un voyage d’affaires ?

Vous planifiez un voyage d’affaires à Mérignac et vous vous demandez quel hôtel choisir ? Diverses options s’offrent à vous, que ce soit près de l’aéroport de Bordeaux ou en centre-ville . Des chaînes connues comme Ibis aux hôtels indépendants, il y a des options pour tous les goûts et budgets. Certains offrent même des services de restauration pour faciliter votre séjour. Prenez le temps de choisir l’hôtel qui répondra le mieux à vos besoins professionnels.

Les hôtels d’affaires à Mérignac

Choisir un hôtel près de l’aéroport de bordeaux.

Choisir un hôtel près de l’aéroport de Bordeaux-Mérignac peut être une option intéressante pour les voyageurs d’affaires. Non seulement cela vous permettra de minimiser le temps de trajet à votre arrivée et à votre départ, mais de nombreux hôtels dans cette zone offrent également des services spécifiques pour les professionnels. Comme la mise à disposions de grande salle de réunion équipée .

Depuis 2023, une nouvelle ligne de tram relie l’aéroport de Mérignac à Bordeaux. Avec un tramway toutes les 15 minutes et une demie-heure de trajet pour rejoindre le centre-ville , cette évolution de ligne A est un véritable atout pour un hôtel à Mérignac .

Parking aéroport de Bordeaux Mérignac

Hôtels avec salles de réunion à Mérignac

Sheraton Bordeaux Airport

Situé directement à côté de l’aéroport, le Sheraton Bordeaux Airport est non seulement pratique pour les voyageurs d’affaires, mais offre également un cadre de travail exceptionnel. Les chambres sont spacieuses et équipées de tout le confort moderne, y compris une excellente insonorisation pour garantir un sommeil de qualité.

Le Sheraton Bordeaux Airport se distingue également par ses installations professionnelles. Il est relié au centre d’affaires Blue Bamboo , qui dispose de grandes salles de réunion et d’un espace de coworking.

L’hôtel propose également un restaurant et un bar-salon pour les moments de détente après une journée de travail. Les voyageurs d’affaires apprécieront également la proximité du parc d’affaires 45e Parallèle , situé à deux pas de l’hôtel.

• Adresse : 33 rue Caroline Aigle, 33700 Mérignac
• Téléphone : 05 64 37 57 57

Des réunions informelles aux dîners privés intimes, les studios uniques, high-tech et lumineux offrent une gamme d’expériences pour les rassemblements de petits groupes.

Hôtel Sheraton Bordeaux Mérignac © Cyril

Novotel Bordeaux Mérignac

Le Novotel Bordeaux Mérignac est un hôtel 4 étoiles situé à proximité immédiate de l’aéroport de Bordeaux. C’est un choix populaire pour les voyageurs d’affaires, offrant un équilibre entre confort et fonctionnalité.

Pour les besoins professionnels, l’hôtel dispose de plusieurs salles de réunion bien équipées, avec système de visioconférence , ce qui permet d’organiser des séminaires ou des réunions sur place.

L’hôtel offre des chambres spacieuses avec un bureau et une connexion Wi-Fi gratuite, ce qui permet aux voyageurs d’affaires de travailler efficacement dans leur chambre. Les chambres sont également équipées de grands lits et d’un minibar pour assurer un séjour relaxant.

Le Novotel Bordeaux Mérignac offre également une gamme d’installations de loisirs, comprenant une piscine extérieure et une salle de fitness.

• Adresse : 80 avenue John Fitzgerald Kennedy, 33700 Mérignac
• Téléphone : 05 57 53 13 30

A 2 minutes en voiture ou en tram de l’aéroport de Bordeaux, 50 minutes du Bassin d’Arcachon et de la dune du Pilat.

Novotel aéroport de Mérignac

Hôtels avec service de navette

Hôtel kyriad prestige bordeaux ouest – mérignac.

Cet hôtel 4 étoiles est un choix de premier ordre pour les voyageurs d’affaires. Il offre un cadre confortable et des services adaptés aux professionnels. Situé à proximité de l’aéroport, l’établissement propose un service de navette pour faciliter vos déplacements . Il dispose également d’installations pour les réunions avec des salles équipées.

Pour les moments de détente, l’hôtel propose une piscine extérieure, un sauna et un centre de fitness. L’accès au Wi-Fi haut débit est gratuit, vous permettant de rester connecté et productif pendant votre séjour.

Hôtel Kyriad Prestige Mérignac

• Adresse : 116 avenue de Magudas, 33700 Mérignac
• Téléphone : 05 57 92 00 00

L’hôtel propose 400 m² de salles modulables pour l’organisation de vos séminaires, banquets ou conférences. Les salles climatisées, situées au rez-de-chaussée, bénéficient de la lumière naturelle et de toutes les commodités.

Navette aéroport de l’hôtel Kyriad Mérignac

Mercure Bordeaux Aéroport

Situé à seulement quelques minutes de l’aéroport de Bordeaux – Mérignac , cet hôtel 4 étoiles offre un service de navette gratuite pour l’aéroport , assurant un transfert facile et rapide.

Le Mercure Bordeaux Aéroport met en avant la qualité de ses services. Son personnel est reconnu pour son accueil chaleureux et sa disponibilité. L’établissement propose une literie de très bonne qualité, assurant un repos optimal après une journée de travail.

L’hôtel est également apprécié pour son emplacement avec un accès rapide au tramway , ce qui facilite les déplacements dans le centre de Bordeaux.

Hôtel Mercure Bordeaux Aéroport

• Adresse : 1 avenue Charles Lindbergh, 33700 Mérignac
• Téléphone : 05 56 34 74 74

Établissement premium de 149 chambres avec 12 salles de conférence équipées d’un accès au wifi et d’un équipement audiovisuel.

Hôtel Mercure aéroport de Mérignac

Hôtel pas cher à Mérignac près de l’aéroport

greet Hotel Bordeaux Aéroport

Le greet Hotel Bordeaux Aéroport est une option économique pour les voyageurs . Situé à moins de 1 km de l’aéroport, l’hôtel dispose de 86 chambres confortables, toutes climatisées et accessibles aux fauteuils roulants.

Pour les besoins professionnels, une connexion Wi-Fi est disponible gratuitement dans l’ensemble de l’établissement . Les voyageurs d’affaires apprécieront également le bar de l’hôtel, idéal pour se détendre après une journée de travail.

L’établissement est respectueux de l’environnement et propose un univers coloré et écoresponsable. Un parking gratuit est également à la disposition des clients. Les animaux de compagnie sont acceptés.

Les avis des clients mettent en avant le personnel accueillant, la propreté des chambres et le bon rapport qualité/prix .

• Adresse : 99 avenue John Fitzgerald Kennedy, 33700 Mérignac
• Téléphone : 05 56 55 93 66

L’hôtel est idéalement situé à 800 mètres de l’aéroport de Bordeaux-Mérignac, à 9km du centre de Bordeaux et à 3,6km du centre de Mérignac, sa localisation est idéale pour découvrir Bordeaux et sa région lors d’un séjour loisir ou un séjour d’affaires.

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Affaire Kendji Girac : le chanteur a voulu «simuler un suicide» pour que sa femme ne parte pas

Le chanteur Kendji Girac au Zénith de Limoges le 20 mars 2022. (Jean-Pierre Bouchard/Gamma-Rapho)

Une conférence de presse très attendue. Ce jeudi 25 avril, le procureur de la République de Mont-de-Marsan (Landes), Olivier Janson, a affirmé que d’après les premières conclusions de l’enquête sur l’affaire Kendji Girac, l’hypothèse d’ «un tir qui aurait été réalisé par un tiers est écartée. Qu’il s’agisse d’une personne extérieure au camp, d’une agression ou d’une altercation avec un membre de sa famille, et plus précisément sa compagne. Aucun élément de l’enquête ne va en ce sens». Le chanteur, qui est revenu sur sa première version, a déclaré avoir «simulé un suicide» pour faire peur à sa compagne, qui menaçait de partir s’il ne réglait pas son addiction à l’alcool.

Les témoignages de la compagne du chanteur, Soraya M., et du principal intéressé ont permis de faire la lumière sur le déroulé des événements qui se sont produits dans la nuit du dimanche 21 au lundi 22 avril, lorsqu’une balle de revolver est venue transpercer le torse du chanteur, sur une aire d’accueil de gens du voyage à Biscarrosse (Landes). Admis à l’hôpital Haut-Lévêque de Pessac, au sud-ouest de Bordeaux, Kendji Girac, 27 ans, avait alors expliqué aux secours avoir acheté l’arme, un Colt 45, dans une brocante et s’être blessé accidentellement en la manipulant alors qu’il se trouvait avec sa femme et leur fillette à l’intérieur d’une caravane. Finalement, le chanteur assure s’être intentionnellement tiré dessus, sans avoir conscience que le chargeur contenait des munitions.

«Quand j’ai vu qu’elle allait partir, j’ai eu peur»

Pour le décor, le procureur relate que plusieurs disputes ont éclaté cette nuit-là. D’après le témoignage de Soraya M., cité par le procureur, la consommation d’alcool de Kendji Girac faisait souvent l’objet de querelle au sein de leur couple. Soraya M. s’est plainte du bruit qu’a fait le chanteur à l’intérieur de la caravane, puis dans sa voiture, après être rentré très tard dans la nuit. Celui-ci ayant réveillé leur fille deux fois, la jeune femme s’est rendue dans la chambre avec la fillette après lui avoir dit qu’elle allait partir. Elle a alors entendu son conjoint fouiller dans les placards du salon puis un coup de feu. «Ce dont je suis absolument certaine, c’est qu’il n’y avait personne d’autre. Ce ne peut être que lui qui s’est tiré dessus, volontairement ou accidentellement», a-t-elle déclaré aux enquêteurs, précisant que Kendji Girac lui avait déjà lancé lors de disputes précédentes qu’il «allait se mettre une balle ou s’ouvrir la gorge» . Le procureur précise que le taux d’alcool du chanteur était de 2,5 grammes par litre de sang lundi matin, et que des traces de cocaïne avaient également été retrouvées dans son organisme.

Affaire Kendji Girac : la nuit opaque d’une star entre deux vies

«Il a indiqué qu’en fait, cette impulsion consistait à vouloir faire peur à sa femme, à l’impressionner», cite le procureur. Sa compagne l’ayant menacé de partir, dans «un moment de panique, il a à son tour voulu lui faire peur. En quelque sorte, il a simulé un suicide» . Kendji Girac «regrette profondément» son geste, et souhaite lever tout soupçon sur Soraya M. : «En aucun cas ma femme m’a tiré dessus. Quand j’ai vu qu’elle allait partir, j’ai eu peur. J’étais saoul à un point de ne pas savoir trop quoi faire.» Le jour où le chanteur a été admis aux urgences, le procureur de Mont-de-Marsan avait ouvert une enquête pour « tentative d’homicide volontaire » après de premiers témoignages jugés « confus ». Le procureur a ajouté que d’après les observations du médecin légiste, le chanteur avait manifestement été touché par un «tir à bout portant», au niveau «du mamelon gauche», «à proximité immédiate du cœur» . «Les conséquences de ce tir auraient pu être beaucoup plus graves qu’elles ne le sont», assure-t-il.

La thèse d’un tir accidentel écartée

Une version qui concorde avec les éléments de l’enquête. La position du blessé, qui se trouvait à proximité de la paroi externe de la caravane, rend «matériellement impossible» la «présence d’un tiers» . «Il n’y a pas la place entre le mur extérieur et Kendji Girac pour qu’un tiers se trouve à cet endroit-là.» La thèse d’un tir accidentel a également été écartée par les investigations, les différents crans de sûreté et de sécurité de l’arme utilisée étant fonctionnels. «Un accident, un tir intempestif […] est jugé impossible» dans les circonstances étudiées par les enquêteurs. «Il ne peut pas y avoir de coup de feu sans qu’on ait mis en fonctionnement cette arme, et qu’on ait utilisé très clairement les préconisations en la matière», précise Olivier Janson.

Qu’il s’agisse d’un «suicide simulé qui tourne mal ou d’un véritable suicide tenté par Kendji Girac», les deux faits ne sont pas pénalement répréhensibles. La procédure judiciaire arrivera donc à son terme «très prochainement», assure le procureur de Mont-de-Marsan. Le chanteur, lui, est « tiré d’affaire », a déclaré mardi son manager, Hakim Nassouh.

Pour aller plus loin :

Dans la même rubrique, le gouvernement va porter plainte contre jean-luc mélenchon pour «injure publique», «on va détruire l’âme de montmartre» : la butte perd les boules, sète : des tags nazis retrouvés sur un monument dédié aux résistants et aux déportés, soutien aux palestiniens : après le blocage de sciences-po, des étudiants veulent maintenir la mobilisation dans les facs françaises, a côté des gros chalutiers, les petits pêcheurs ne veulent plus être les oubliés de la mer, pourquoi le symbole des mains rouges, utilisé par des étudiants de sciences-po paris en soutien à la palestine, fait polémique , arnaud lagardère bollorisé : la messe est dite, les plus lus.

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Mort d'un homme sur une aire d'accueil de gens du voyage à Ribérac : une dette de 20 euros au cœur de l'affaire

Deux suspects ont été mis en examen dans cette enquête ouverte pour assassinat en Dordogne, après la mort d'un homme de 64 ans, lundi 22 avril 2024 à Ribérac, sur un camp de gens du voyage.

Le parquet de Périgueux, chargé de l'affaire, avait parlé, lundi 22 avril, d'une "altercation violente". Le procureur, Jacques-Edouard Andrault, a communiqué, mardi 23 avril, dans la soirée, de nombreux éléments qui reconstituent la trame du drame qui a eu lieu sur une aire d'accueil de gens du voyage, au lieu-dit la Foresterie à Ribérac.

Contactés par des riverains et arrivés sur les lieux, vers 5 heures du matin, les gendarmes ont pris en chasse un véhicule qui prenait la fuite, avec quatre personnes à bord, munis d'armes blanches. Les occupants ont été interpellés.

D'autres gendarmes arrivent sur le camp et découvrent alors le corps sans vie d'un homme de 64 ans, qui présente des impacts de plomb.

Les militaires voient également trois blessés d'une même famille qui vivent sur le camp : un homme de 38 ans avec un doigt sectionné ainsi qu'un jeune homme de 17 ans et une jeune femme du même âge avec des blessures aux jambes "pouvant résulter d'un tir d'arme à feu" . Ils ont été transportés à l'hôpital de Périgueux, soignés, puis placés en garde à vue.

Dette de 20 euros

Après leurs investigations, effectuées notamment par la brigade de Nontron, les enquêteurs y voient plus clair. Deux véhicules se sont en fait déplacés sur le camp dans la nuit de dimanche à lundi avec, à bord, la personne qui va trouver la mort.

Il y a eu différend avec une famille du camp portant sur une dette d'argent d'environ 20 euros et d'un vol de téléphone portable. Procureur de Périgueux

La personne blessée au doigt est soupçonnée d'avoir tiré sur l'homme de 64 ans et semble avoir reçu un coup de sabre par une tierce personne, âgée de 44 ans.  

durée de la vidéo : 00h01mn07s Un homme tué et deux autres blessés sur une aire de gens de voyage en Dordogne Les faits se sont déroulés dans la nuit de dimanche 21 à lundi 22 avril, à Ribérac. • ©France 3 Aquitaine Enquête pour assassinat

À l'issue des gardes à vue, l'homme au doigt coupé a été mis en examen pour assassinat et l'auteur, mis en cause pour le coup de sabre, mis en examen pour violences volontaires, usage et menace d'une arme avec préméditation et en réunion.

Ils présentent des antécédents judiciaires et ont été placés en détention provisoire. Les autres gardes à vue ont été levées et l'enquête se poursuit.  

Pour aller plus loin :

• copier le lien https://france3-regions.francetvinfo.fr/nouvelle-aquitaine/dordogne/perigueux/mort-d-un-homme-sur-une-aire-d-accueil-de-gens-du-voyage-a-riberac-une-dette-de-20-euros-au-c-ur-de-l-affaire-2959964.html
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